¿Qué es la colaboración en la nube y cómo puede ayudar a tu organización?
Las empresas recurren cada vez más a las herramientas de colaboración en la nube para conectar a equipos de todas partes del mundo.
Según el último informe State of the Cloud, el 81% de las empresas tienen una estrategia que implica el uso de nubes públicas y privadas.
¿Qué es la colaboración en la nube?
La colaboración en la nube permite que las personas trabajen simultáneamente en documentos que están "en la nube". Eso implica que es posible acceder a los documentos desde cualquier lugar que tenga conexión a internet.
El proceso de colaboración en la nube comienza cuando un usuario crea un archivo o documento y habilita el acceso para los demás miembros del equipo. Cualquier persona que tenga acceso puede hacer modificaciones en el documento en cualquier momento, incluso si hay otras personas editándolo o viéndolo. Toda modificación que se haga se guarda y se sincroniza. De esa manera, todos los usuarios ven la misma versión del proyecto independientemente de cuándo lo vean y desde dónde lo vean.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
Esto significa que las personas ubicadas en distintos lugares y los equipos multidisciplinarios pueden trabajar en los documentos de forma colaborativa. Y esas no son las únicas ventajas:
No más archivos adjuntos
Antes, era necesario enviar un archivo adjunto por correo electrónico a cada participante del proyecto que trabajara de forma remota. Eso dificulta el control de las versiones. Las personas terminan con muchas versiones distintas del mismo documento, lo que complica las cosas: es posible que se pierdan partes del trabajo o que distintas personas hagan el mismo trabajo.
Las herramientas de colaboración en la nube, como guardan los archivos en un lugar central, simplifican el proceso. Los empleados pueden editar y revisar el mismo documento sin que sea necesario enviar una versión actualizada a todo el equipo.
Participación equitativa para todos los miembros del equipo
Es posible que algunos empleados que trabajan de forma remota sientan que no participan en las decisiones. A menudo piensan que no tienen las mismas oportunidades que otros para ofrecer sus aportes, y eso no es bueno para la moral del equipo.
Con las herramientas de colaboración en la nube, todos los empleados pueden acceder a los proyectos y ofrecer su punto de vista y su creatividad. También pueden compartir sus ideas en reuniones online informales.
Trabajo en equipo en tiempo real
En un contexto de auge de las modalidades de trabajo flexibles, ya no se espera que los empleados cumplan los horarios tradicionales de lunes a viernes y de 9:00 a 17:00. Los equipos pueden trabajar en los proyectos en cualquier momento del día, y ni siquiera es necesario que todos los miembros estén en el mismo país. Las modificaciones y las actualizaciones aparecen en tiempo real, y todas las personas con acceso al documento pueden verlas.
También es importante usar las herramientas de colaboración adecuadas. Resulta especialmente útil que la plataforma ofrezca integraciones con las herramientas que ya usas. Algunas herramientas basadas en la nube disponibles actualmente, como Jira y BlueJeans, pueden combinarse con plataformas como Workplace, por ejemplo. Eso facilita la colaboración entre tus equipos y te ayuda a aprovechar al máximo las distintas herramientas que tu organización usa todos los días.
Exploración de ideas más eficaz
Si tus equipos son dispares y están distribuidos en muchos lugares, puede ser difícil reunir a todos los miembros para comentar ideas. La nube puede ser una herramienta valiosa para los ejercicios de lluvia de ideas, ya que permite compartir opiniones y tener interacciones productivas. La nube es un medio ideal para desarrollar ideas innovadoras y facilitar la comunicación entre el personal, los directores de proyecto y otros colaboradores.
Acceso fácil a archivos grandes
El proceso de enviar y recibir archivos grandes puede ser lento. La mayoría de los servidores de correo electrónico solo admiten documentos con unos pocos megabytes de tamaño. Con una plataforma de colaboración basada en la nube, puedes compartir fácilmente archivos grandes de audio, video y otros tipos. Como quedan almacenados en la nube, no es necesario enviarlos. Las personas pueden acceder directamente al servicio de almacenamiento en la nube para buscar el archivo que necesitan.
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