Cómo generar un entorno de trabajo colaborativo

La colaboración entre trabajadores es una parte fundamental de las empresas, ya que hace que las tareas se vuelvan significativas y consolida las relaciones de trabajo entre empleados. También puede generar resultados muy beneficiosos. A continuación, te explicamos por qué.

COLABORACIÓN EN EQUIPO | 5 MINUTOS DE LECTURA
Collaborative Workplace
Por qué es importante la colaboración en el lugar de trabajo

Por qué es importante la colaboración en el lugar de trabajo

En un lugar de trabajo colaborativo, las personas se conectan entre sí para desarrollar sus ideas, resolver problemas y completar sus tareas. En administraciones, culturas y entornos que fomentan la colaboración, se pueden reunir los recursos intelectuales e inspirarse entre sí con ideas y sugerencias.

Los viejos dichos como "el todo es más que la suma de sus partes" y "dos cabezas piensan mejor que una" se ajustan a la perfección al concepto de colaboración en equipo, ya que gran parte del valor del trabajo en grupo radica en la forma en que las personas se conectan y motivan entre sí. No se trata tan sólo de reunir las aptitudes que cada uno de sus integrantes aporta, sino de aplicarlas de manera colaborativa. Crear una cultura de colaboración promueve la creatividad y la inspiración, y aumenta la confianza de los empleados mediante el reconocimiento mutuo de sus talentos y aptitudes.

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La colaboración en el trabajo adopta diversas formas: desde intercambios de ideas y documentos compartidos con ideas hasta el compromiso de un equipo de expresar desacuerdo con respeto y escuchar otros puntos de vista. Otras dos características que definen a los lugares de trabajo colaborativos son la filosofía de contratación inclusiva, que reúne a una gran variedad de habilidades y experiencias en un mismo lugar, y la cultura de transparencia, que desalienta la competencia interna y las facciones aisladas en empresas.

La mayoría de las empresas reconocen el valor del trabajo colaborativo, pero no todas pueden aprovechar por completo su potencial. En este artículo, exploramos las características de una colaboración eficaz y cómo puedes promoverla en tu empresa.

Cómo crear un entorno de trabajo colaborativo

Cómo crear un entorno de trabajo colaborativo

Es más probable que la colaboración ocurra si el entorno físico, el entorno digital y la cultura de la empresa contribuyen para fomentarla.

  • Entorno físico colaborativo

    Si los empleados pueden reunirse a discutir los proyectos con facilidad, habrá menos obstáculos para la colaboración. Pueden ser útiles los cubículos para reuniones y los espacios comunitarios en entornos que no sean demasiado silenciosos o formales.

    Asimismo, es conveniente asegurarse de que haya paz y tranquilidad en los momentos en que sea necesario. Si los empleados siempre buscan salas de reuniones libres o les cuesta hacerse oír porque sus compañeros de trabajo hablan demasiado alto, pueden sentirse desmotivados para colaborar.

  • Entornos digitales

    Los canales de comunicación y espacios digitales compartidos pueden ser un terreno fértil para la colaboración. Según la Escuela de Administración y Dirección de Empresas Sloan del MIT, la colaboración y el trabajo digital van de la mano. Los investigadores de Sloan descubrieron que el 70% de las empresas avanzadas digitalmente (aquellas que usan tecnología digital en todas sus funciones comerciales) interactuaron en colaboraciones internacionales, mientras que las empresas que están en las primeras etapas del proceso de digitalización lo hacen en solo un 30%.

    Para fomentar la colaboración digital como empleador, es importante contar con sistemas, herramientas y servicios modernos y confiables que no estén plagados de interrupciones o errores, y asegurarse de que las integraciones de la plataforma de comunicación con el software empresarial funcionen sin problemas y se anticipen a cualquier problema técnico que sea un obstáculo para la colaboración y la innovación.

    También es importante asegurarse de que los empleados estén al tanto de la amplia gama de tecnologías disponibles (por ejemplo, videollamadas, emojis personalizados, espacios de trabajo compartidos y grupos de trabajo) y se sientan seguros al usarlas. Si es adecuado, ofrece capacitación formal y destaca las guías de autoayuda en tu intranet o la sección de noticias de tu empresa. De lo contrario, les resultará mucho más sencillo utilizar por defecto las llamadas telefónicas y los correos electrónicos.

  • Cultura de la empresa

    ¿Tu cultura reconoce el valor de las conversaciones, los análisis y las discusiones? ¿O el tiempo que no se dedica a realizar las tareas diarias pone en riesgo la productividad y los empleados se sienten culpables por eso?

    Para que la colaboración pueda prosperar, la cultura no solo debe aprobarla, sino también priorizarla. Los empleados deberían sentirse libres de compartir sus ideas entre sí y pedir opiniones o comentarios sobre su trabajo. Si puedes desarrollar una cultura que promueva la colaboración entre equipos o departamentos aislados, mejor.

Ocho maneras de fomentar la colaboración en el lugar de trabajo

Ocho maneras de fomentar la colaboración en el lugar de trabajo

1. Adopta un estilo de liderazgo colaborativo

Según la Universidad Northeastern, los líderes colaborativos son aquellos que trabajan en conjunto para tomar decisiones de liderazgo. Los jefes de departamentos, el personal jerárquico y otros ejecutivos que toman decisiones se conectan para hablar sobre sus desafíos y colaborar sobre cómo dirigirse a ellos. Northeastern sugiere que el liderazgo colaborativo está reemplazando de a poco el enfoque descendente más tradicional, en el que los líderes toman decisiones de forma unilateral y estas se propagan hacia abajo a través de toda la empresa.

Además de ser beneficioso en sí mismo, practicar el liderazgo colaborativo puede servir para desarrollar una cultura colaborativa dentro de la empresa. Los líderes fuertes son un modelo para los gerentes y los colaboradores; por eso, la forma en que colaboran en su trabajo puede influir directamente en toda la fuerza laboral.

Consejo: Descubre más sobre cómo fomentar la colaboración del equipo aquí.

2. Asegúrate de que las personas se sientan seguras de compartir ideas

Sentir comodidad para expresar las propias ideas, aunque no coincidan con las opiniones predominantes del grupo, es fundamental para la innovación dentro de las organizaciones. También es esencial para evitar las desventajas del pensamiento grupal. Los científicos estudian este factor, conocido como seguridad psicológica, desde principios del 2000.

Según una publicación del 2008 de la Escuela de Negocios de Harvard, la seguridad psicológica puede promover el trabajo colaborativo, en especial en equipos diversos, ya que garantiza que se escuchen y valoren las contribuciones de todas las personas, al margen de su origen, estilo comunicativo o perspectiva.

3. Identifica las fortalezas de las personas y actúa en función de ellas

En una colaboración eficaz, se reúnen todo tipo de aptitudes y personalidades. Por eso, si quieres fomentar la colaboración entre el personal, comienza por comprender las fortalezas y dificultades de cada persona.

El entrenamiento y el desarrollo, ya sea como parte de un ejercicio en equipo o de un programa personalizado entre colaboradores y superiores, pueden ayudar a los empleados a comprender su propio perfil de aptitudes únicas y su enfoque en el trabajo para concentrarse en lo que los hace productivos e inclinarse por ciertos roles en los trabajos en grupo.

4. Incluye empleados de trabajo remoto e híbrido

Los modelos de trabajo híbridos deben administrarse con cuidado para que las actividades online y en persona estén integradas y no dejar a nadie afuera. En parte, esto puede resolverse si se considera la oficina física como una herramienta para la conexión colaborativa, según los líderes intelectuales de McKinsey. "Algunas personas dicen que la oficina es el nuevo lugar de reunión fuera de la empresa. Es el lugar donde se juntan para colaborar y pensar para el futuro", explica Bryan Hancock de McKinsey.

Al asignar diferentes actividades y objetivos al trabajo online y en la oficina, se puede pensar en la fuerza laboral híbrida como un recurso diverso en lugar de una comunidad dividida.

5. Define objetivos claros

Definir los objetivos puede fomentar la unión de los equipos en torno a una meta en común. Al definir un objetivo común para el cual tu equipo trabaje en grupo, deja en claro que la tarea debe hacerse entre todos y ofrece ayuda a los miembros del equipo para identificar los distintos roles y organizar su tiempo para que cada uno pueda resolver los problemas desde distintos ángulos.

También puedes hacer que la colaboración sea parte del objetivo. Al determinar las tareas grupales, contempla la posibilidad de pedir a las personas que indiquen las formas en que trabajaron luego de completar el desafío, de modo que puedan mostrar cómo asignaron los roles, resolvieron los problemas y trabajaron en función de las fortalezas de cada persona.

6. Delega de forma eficaz

Delegar responsabilidades de forma adecuada es una de las aptitudes más importantes con las que cuenta un gerente. Decidir qué tareas asignar a los demás y cuánto apoyo (o interferencia) es apropiado ofrecer es algo que muchos gerentes hacen de forma instintiva, mientras que otros tienen que practicar sus aptitudes de delegación.

Al delegar de forma eficaz, un líder está cumpliendo con su rol colaborativo en el equipo. Cuando los gerentes delegan tareas que el personal puede hacer igual de bien o mejor, pueden concentrarse en estrategias sobre el equipo o en brindar capacitación y desarrollo para que el personal pueda avanzar en sus carreras.

7. Utiliza las herramientas de colaboración adecuadas

Las herramientas y la tecnología pueden potenciar la colaboración, ya que agilizan y facilitan la contribución de ideas y el seguimiento de los proyectos compartidos. Desde tableros Kanban y flujos de trabajo hasta mensajes instantáneos y videos en vivo, las herramientas de colaboración son una parte familiar y esencial del lugar de trabajo de hoy en día.

Debes seleccionar las herramientas de colaboración que usarás en la empresa en función de las necesidades. Busca las herramientas que se adapten a la forma en que trabajas, no las más nuevas o sofisticadas. También es recomendable buscar una sola plataforma integrada en vez de varias herramientas especializadas que tengan su propio inicio de sesión, almacenamiento de archivos e interfaz de usuario.

Antes de decidir qué tipos de herramientas de colaboración se adaptan mejor a la empresa, no te olvides de las herramientas offline. Las pizarras, los mapas conceptuales e incluso las notas adhesivas son herramientas de colaboración que todos conocen y son accesibles para casi todos los empleados, aunque están limitadas a los espacios físicos de trabajo.

8. Ofrece recompensas para alentar la cooperación

Los beneficios y las recompensas se pueden adaptar para animar la colaboración entre empleados. Una forma de hacerlo es vincular las bonificaciones y recompensas a los valores de la empresa. La colaboración puede ser uno de estos. Los empleados que se muestran dispuestos a compartir conocimientos, ayudar a los demás e impulsar la colaboración a través de sus acciones pueden recibir recompensas por apoyar los objetivos de colaboración de la empresa.

A veces, la colaboración es una recompensa en sí misma. Según una investigación de Stanford, la colaboración tiene un impacto positivo en la interacción, la fortaleza y el éxito durante las tareas grupales. Los participantes a quienes se les indicó que iban a trabajar en colaboración continuaron con sus tareas durante 64% más tiempo que quienes trabajaron solos. Esto sugiere que el trabajo se vuelve más interesante y significativo si se realiza como parte de un equipo.

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