Independientemente del tipo de cambio (fusiones, absorciones, cambios tecnológicos, nuevos directivos o dirección estratégica), lo primero que tendrán en mente los empleados es cómo puede afectarles. Como consecuencia, es posible que disminuya su compromiso y pierdan la concentración en su trabajo.

Para las empresas, sea cual sea el motivo que motive los cambios, la prioridad será reducir al mínimo las alteraciones en el trabajo y los costos.

Una buena comunicación sirve para mantener la atención en el trabajo y transmitir tranquilidad a las personas. Estos son algunos consejos para mantener el contacto cuando se producen cambios en la organización.

Haz anuncios en el momento adecuado

No siempre es posible comunicar los cambios de forma inmediata. Por ejemplo, puedes tener conocimiento de que se llevará a cabo una fusión, pero no conocerás los detalles hasta que se complete. Existen requisitos legales sobre cuándo los directivos deben comunicar ciertas cosas a los empleados; si no es el caso, procura lograr un equilibrio entre saber que algo ocurrirá y tener suficientes detalles para comunicarlo.

No ignores los rumores

Si surgen rumores sobre cambios y son falsos, aborda la situación. Por ejemplo, si no está previsto recortar puestos de trabajo, comunícalo. Si hay rumores y son ciertos, considera la posibilidad de adelantar los anuncios o los planes.

Haz los anuncios de forma adecuada

Cuando se trata de cambios empresariales o culturales importantes, lo mejor es hacerlo de manera presencial. Sin embargo, algunas personas pueden estar fuera de la oficina o trabajando de forma remota cuando hagas el anuncio. Las plataformas digitales como Workplace de Facebook pueden ayudar en este sentido. Usar videos en vivo o videochats puede ayudar a que todas las personas estén al tanto de todo, dondequiera que se encuentren. Después de la conversación, haz un seguimiento con una publicación o un correo electrónico en el que resumas los puntos clave.

Prepárate para responder preguntas

Esto puede suponer un desafío, ya que no tendrás todas las respuestas. Pueden surgir reacciones hostiles si las personas perciben los cambios como algo negativo. Explica lo que está pasando y por qué. Considera la posibilidad de respaldar tu mensaje dando acceso a más información en la intranet de tu empresa o a través de tus herramientas de colaboración.

Mantente en contacto durante los cambios

El primer anuncio no suele ser más que el comienzo de un proceso de cambio. Tendrás que informar a las personas con regularidad. Las herramientas de colaboración como Workplace de Facebook pueden ser ideales para esta tarea. Puedes enviar rápidamente novedades a grupos de trabajo o proyectos específicos para describir el proceso de los cambios y mantener a todas las personas informadas. Además, las secciones de noticias personalizadas de la empresa te ayudarán a asegurarte de que los mensajes adecuados lleguen a las personas correctas. El sistema no inundará con mensajes irrelevantes a quienes no les afecte el cambio.

Mantén informados a los jefes de equipo

Una vez hecho el anuncio, serán quienes puedan hacer que las personas vuelvan a la rutina. Usa tus herramientas de colaboración y las reuniones presenciales para planificar tu enfoque de la transformación y asegúrate de que estén al tanto de todo.

Vuelve a formar tus equipos

El cambio puede conllevar despidos y puede inquietar a las personas que deciden marcharse porque el cambio cultural o la reestructuración no les convence. En cualquier caso, esto puede afectar a tus equipos. Piensa en opciones para marcar un nuevo comienzo. Ir a tomar algo, celebrar un día de descanso o simplemente enviar un mensaje a todas las personas para hacerles saber cuánto aprecias que sigan trabajando contigo durante la transición.