Los Workplace Pioneers son un grupo formado por los directores de Workplace más sofisticados e innovadores del mundo, excepcionales en la tarea de conectar a las personas, compartir información, difundir ideas y promover las prácticas recomendadas a través de Workplace.

Nos reunimos con el Workplace Pioneer Marcos Eleftheriou, responsable de cultura y comunicaciones internas de Ennismore, para saber por qué eligió Workplace y el impacto que está teniendo la plataforma en la organización.

Descubrimiento inspirador

La misión de Ennismore es crear marcas del sector de hotelería que inspiren el descubrimiento, y está bien encaminada. El grupo Ennismore incluye varias marcas conocidas, como The Hoxton, una serie de hoteles de libre acceso en lugares únicos del mundo.

Marcos (en el centro), y el equipo de personal de Ennismore

En 2015, Ennismore adquirió la finca de 850 acres Gleneagles, en las Tierras Altas de Escocia, y también está trabajando en nuevas marcas que reinventarán el espacio de coworking y la experiencia de los hoteles económicos.

¿Cómo conectas a una empresa que crece rápidamente?

Ennismore es una organización que está experimentando un importante crecimiento. El personal aumentó casi un tercio, ya que pasó de 1.600 personas a más de 2.200 en los últimos 18 meses. A ese ritmo, conectar a todas las personas para crear un sentido compartido de la cultura y los valores se convierte en una tarea difícil. Por suerte para él, Marcos aceptó el trabajo sabiendo que había una nueva plataforma que podía ayudarlo a obtener resultados.

"Había oído acerca de Workplace hace unos años", nos dice Marcos en nuestra reunión. "Y, en mi último trabajo en el British Fashion Council (BFC), buscábamos una plataforma que nos ayudara a conectar a las personas. Habíamos probado algunas de las más conocidas y no nos gustaron mucho, así que no nos quedamos con ninguna".

Con Workplace fue diferente. Conectó a 50 personas en el BFC y les permitió colaborar en proyectos de inmediato. Marcos estaba seguro de que lo que funcionaba para 50 personas en la organización sin fines de lucro funcionaría para más de 1.000 personas en Ennismore.

De 50 a 1.500

"Cuando tuve la entrevista con Sharan [fundador y director ejecutivo de Ennismore], hablamos al respecto. Él ya había hablado con Workplace. Eso fue genial, y me ayudó en la decisión de aceptar el trabajo".

Con el panorama preparado, ¿cómo hicieron Marcos y su equipo para implementar la plataforma para un número de personas mucho más grande que el anterior?

Preparación operativa...

Básicamente, la respuesta fueron los grupos de Workplace.

"Fue un desafío mucho más importante. El enfoque que adopté giraba en torno a lograr la estructura correcta de los grupos de Workplace. Cómo los organizamos, qué nombres les damos, si son grupos abiertos o cerrados. Esta primera parte fue bastante operativa. Tuvimos que analizar todas las listas de distribución que teníamos, la estructura de los departamentos y lo que las personas considerarían práctico".

Y fue un ejercicio útil. Analizar la infraestructura de comunicación empresarial permitió a Marcos y a su equipo identificar y solucionar las deficiencias.

"Nos dimos cuenta de que no teníamos una lista de distribución de las personas de nuestros equipos de recepción internacionales en todo el mundo", dice Marcos. "Decidimos que crear este espacio sería útil. Por ello, incluimos en nuestra hoja de ruta la creación de un grupo de Workplace para nuestros equipos de recepción internacionales".

...Y planificación de campaña

La siguiente fase del plan era asegurarse de que su equipo contara con el contenido adecuado para animar a las personas a encontrar y compartir novedades útiles en la plataforma. "Creamos planes de compromiso de los empleados y contenido para mantener a las personas comprometidas. Incluía una gran variedad de aspectos. Desde los beneficios y la incorporación, hasta las recompensas y el reconocimiento.”

Marcos llevó a cabo la campaña como parte de una iniciativa de comunicación interna más amplia, y utilizó recursos como pósteres y folletos instructivos. También publicó una serie de videos durante la semana del lanzamiento. Para finalizar, el director ejecutivo transmitió el lanzamiento a través de un video en vivo.

"Después de eso —explica Marcos—, hicimos más campañas de forma gradual, como videos instructivos, consejos y trucos, y otros contenidos que permitían que se genere un crecimiento realmente orgánico".

Nos permitió sentar las bases para crear la mejor experiencia para las personas. Marcos explica que, si lo haces correctamente, verás cómo las personas se convierten en firmes defensoras de la plataforma.

"Las personas la entienden instintivamente", dice Marcos. "Empiezan a hablar entre ellas, a compartir contenido, a establecer sus propias conexiones. Workplace crea un espacio para que todas las personas de la empresa puedan sentirse escuchadas".

Cuatro ejemplos del efecto Workplace

Crear una cultura compartida entre marcas diferentes

Es posible que el efecto más interesante que tuvo Workplace en la cultura y las comunicaciones en Ennismore es la forma en que ayudó a conectar la marca Gleneagles con el resto del grupo.

"Adquirimos Gleneagles en [2015]", dice Marcos. "Fue un cambio bastante grande para nosotros porque Gleneagles era, en ese momento, un tipo de hotel muy diferente al nuestro en términos de cultura, organización y jerarquía. En aquel entonces, en Gleneagles trabajaban 900 personas, así que era muy importante ayudarlas a sentirse parte de la cultura compartida".

"Vimos cómo Workplace permitió a las personas de Gleneagles crear orgánicamente sus propios grupos en poco tiempo. Las personas comenzaron a participar y empezaron a compartir novedades, ideas y contenidos".

Crear conexiones significativas

Este es otro ejemplo de cómo prospera una empresa conectada. Cuando las personas salen de sus silos geográficos u organizativos, ven todo con más claridad. De repente, las personas tienen una percepción auténtica de toda la empresa y del rol que tienen que desempeñar en ella. Marcos está de acuerdo.

"Existe un riesgo real de que las personas olviden que forman parte de algo más grande. Y, si tu trabajo es crear una cultura empresarial compartida, eso es un problema. Sin embargo, Workplace tiene la solución. Permite que las personas entiendan que forman parte de Ennismore: que todos tenemos los mismos valores y formamos parte del mismo equipo".

"Además, también permite destacar los puntos en los que ya existen grandes sinergias culturales", afirma Marcos. "Workplace ayudó a entender que todos en Ennismore (ya sea en Escocia, en Nueva York o en Ámsterdam) tienen los mismos valores de trabajo. Las personas demostraban a través de una serie de ejemplos lo que es un servicio al cliente excelente. Es muy importante".

Capacitar a los trabajadores sin correo electrónico

Marcos nos da otro ejemplo del efecto Workplace: el poder de conectar a los trabajadores de primera línea sin correo electrónico.

"Ya que casi el 50% de nuestro equipo no tiene correo electrónico, poder conectarlos en Workplace les proporcionó una visibilidad instantánea ante el resto de la organización, lo que es un triunfo enorme".

"En el caso de los equipos de limpieza, por ejemplo, ya no necesitan utilizar su teléfono celular personal. Usan Workplace Chat, que les ahorra gastos personales y también mucho tiempo, ya que no deben llamar a otra persona para satisfacer a nuestros huéspedes. Así que, instantáneamente, creo que esos pequeños momentos de conectividad se producen de forma orgánica, lo que es genial".

Usar bots para automatizar los procesos de aprendizaje y desarrollo

Marcos y su equipo son responsables de la adopción con gran entusiasmo de los bots, las integraciones y la automatización en Workplace dentro de Ennismore.

Este mes, Marcos hizo una publicación sobre la última incorporación al grupo de bots, cada vez más grande, que ayuda a que el trabajo en Ennismore sea menos complicado y más agradable.

El bot Flow vincula a los trabajadores sin correo electrónico con Flow, la herramienta de aprendizaje y desarrollo de Ennismore. Envía a los nuevos usuarios un mensaje de bienvenida junto con un enlace único, que incluye el inicio de sesión único para acceder a Flow. El enlace los dirige directamente a su panel personal en Flow, sin necesidad de iniciar sesión con un nombre de usuario y una contraseña distintos.

Luego, el bot Flow realiza un seguimiento con recordatorios automáticos, felicitaciones y notificaciones de nuevos cursos.

¿Cómo venderías Workplace a otro profesional de la comunicación y la cultura?

"Un equipo mejor conectado y más comprometido es un equipo más feliz", considera Marcos. "Los equipos más felices brindan un mejor servicio a los clientes. Así que, si podemos garantizar que nuestros equipos sientan que trabajan como uno solo, que están alineados con la marca, con la visión, con nuestra cultura, significa que brindarán un mejor servicio. Workplace les otorga el sentido compartido de que forman parte de algo grande, y eso es fundamental para nosotros".

En definitiva, Marcos cree que todo es cuestión de conexión. "Creo que todo lo demás es secundario", dice. "Pero, sin un equipo conectado, nunca trabajas al máximo. Workplace es conectividad. Es lo que te va a ayudar a impulsar tu transformación, tu cultura e incluso tu crecimiento".

Agradecemos enormemente a Marcos Eleftheriou de Ennismore.