Aunque puedan parecerse, la coordinación y la colaboración significan cosas distintas, sobre todo en el contexto del lugar de trabajo. La colaboración no puede existir sin una coordinación y, a su vez, no es posible coordinar sin colaborar.

Entonces, ¿qué se entiende por coordinación y colaboración?

• Coordinación: consiste en hacer que todas las personas que participen en un plan o actividad trabajen juntas de forma organizada.

• Colaboración: consisten en que dos o más personas trabajen juntas para crear o lograr lo mismo.

¿Cuál es la diferencia? La coordinación corresponde a la etapa de planificación de una tarea y la colaboración a la etapa de trabajo. Las mismas palabras lo indican: "ordenar" significa organizar (o planificar), "labor" se refiere al trabajo y "co" significa hacer algo en conjunto.

Estas definiciones dan pie a otro enfoque: la cooperación, es decir, trabajar con otra persona o hacer lo que te pide. La cooperación puede darse tanto en la etapa de planificación como en la de trabajo. Se trata de una constante que complementa tanto la coordinación como la colaboración.

¿Qué ocurre si no se utiliza el enfoque correcto en el momento oportuno? La respuesta es muy simple. Cuando la colaboración no es necesaria, puede ralentizar el progreso y dificultar la toma de decisiones. La falta de coordinación puede llevar a los miembros de un equipo a realizar tareas repetidas o a retrasarse a la espera de decisiones o entregas de sus colegas. En ambos casos, se pierde tiempo y dinero, y se desperdician recursos. Todo esto sin contar el impacto que genera en los plazos y los clientes.

Sabemos que la coordinación es fundamental en la etapa de planificación de un proyecto. Hasta que no tenemos un panorama de todo el trabajo que se debe hacer, no podemos empezar a organizar las tareas con eficacia.

Sin embargo, esto no significa que la coordinación en el lugar de trabajo deba reservarse exclusivamente a los proyectos menos complejos. De hecho, el enfoque planificado es muy útil cuando se gestionan proyectos complicados con una gran cantidad de dependencias (tareas que solo se pueden realizar si antes se completaron otras tareas), normalmente entre equipos interfuncionales.

Un enfoque coordinado también resulta útil a la hora de organizar tareas predecibles, es decir, aquellos trabajos en los que no aprendemos nada nuevo al realizarlos. Cuando los procesos y los resultados siguen una trayectoria lineal, los gestores de proyectos pueden delegar trabajo con confianza.

Pero, incluso en los proyectos más predecibles, pueden surgir sorpresas y desvíos inesperados. Por lo tanto, es importante que la coordinación en el lugar de trabajo se considere como un proceso continuo, en el que los resultados y plazos se revisen periódicamente para comprender las implicaciones en el resto del proyecto.

La coordinación da a los miembros de tu equipo la libertad de trabajar de forma independiente en tareas específicas, sin necesidad de recurrir a los conocimientos ni la orientación de sus compañeros. Permite que los colegas trabajen de forma independiente y simultánea y, a diferencia de lo que sucede con un enfoque colaborativo, agregar más personas a una tarea coordinada suele agilizar las cosas.

Por último, la coordinación es eficaz en tareas que puedan repetirse. Después de realizar la misma tarea varias veces y aprender de ella, tu organización debería ser capaz de planificar las dificultades que puedan surgir en el futuro.

La colaboración debería considerarse un proceso de aprendizaje, especialmente cuando se trabaja en algo nuevo. Al reunir a personas con una amplia variedad de conocimientos y perspectivas, las empresas pueden resolver problemas y salvar brechas para conseguir mejores resultados. Las dudas y los riesgos son inevitables, pero, al trabajar en equipo, las organizaciones pueden minimizar las incertidumbres propias de un proyecto.

El enfoque colectivo es especialmente útil cuando uno o varios miembros del equipo saben lo que quieren conseguir, pero tal vez no saben cómo hacerlo. Es una de las razones por las que la colaboración puede ser de ayuda a la hora de coordinar. Planificar un proyecto con colegas puede ayudar a obtener una idea más completa de lo que implica una tarea y resultará útil a la hora de tomar decisiones.

Uno de los puntos más fuertes de la colaboración es su capacidad de respuesta. De manera similar a un documento que dos personas editan a la vez en tiempo real, la colaboración permite hacer comentarios y modificaciones casi de forma inmediata. No solo proporciona respuestas, sino que ayuda a realizar un trabajo de mayor calidad.

Y eso no es todo: según Zippia, el 75% de las personas consideran "muy importante" la colaboración en el lugar de trabajo. No es de extrañar que el sentido de camaradería que surge del trabajo conjunto se haya vinculado a una reducción del 50% en los índices de rotación de personal.

1. Proporciona capacitación

No hay duda de que la capacitación es un método infalible para mejorar la coordinación en el lugar de trabajo. Puede consistir en cursos básicos sobre las tareas que quieres que las personas realicen o en mantener al día las competencias de gestión de proyectos de tu equipo. Si mejoras la capacidad de tu organización para trabajar en tareas y organizarlas, es más probable que la empresa encuentre nuevas formas de trabajar y aumente la eficiencia.

2. Deja claros los roles

Según un estudio, solo el 53% de los trabajadores tiene una idea clara de cuáles son sus roles. El margen de mejora es enorme y repercute directamente en tu capacidad de coordinación. De acuerdo con el mismo estudio, las cifras revelan que el 86% de los empleados que tienen un alto grado de claridad respecto a sus roles muestran niveles elevados de eficacia. Y los beneficios no acaban ahí. De estos empleados, el 84% afirma tener una gran intención de permanecer en la empresa.

3. Define claramente los objetivos

Ann Latham, la "reina de la claridad", afirmó en Forbes que los empleados pierden hasta un 80% de su tiempo en actividades poco productivas y situaciones confusas. Adoptar medidas simples como el uso de un vocabulario en común, reducir al mínimo las prioridades y dar a los equipos una sensación tangible de progreso puede contribuir a que las personas entiendan sus objetivos.

4. Promueve el feedback

Coordinar un proyecto es un proceso constante. Hasta las tareas mejor planificadas deben supervisarse durante su ejecución y una vez que se terminan. Dar feedback constante sobre los proyectos permite controlar los recursos, la posibilidad de que no se cumplan los plazos y cualquier otro problema. Y, lo que es más importante, permite empezar a elaborar planes más sólidos y eficientes para la próxima vez.

5. Supervisa los costos

Aunque se trata de la parte más importante de cualquier proyecto, a veces, el control del presupuesto puede descuidarse cuando los equipos trabajan para lograr un objetivo común. Si se asigna a un responsable del proyecto y se dividen las entregas en partes más pequeñas, es posible empezar a calcular los recursos necesarios, definir plazos y hacer estimaciones de costos bien fundamentadas. Si no se prepara un presupuesto y se respeta, las tareas pueden quedar incompletas y repercutir negativamente en los resultados.

1. Elige los equipos con cuidado

Formar un equipo no es nada sencillo. Hay que tener en cuenta los puntos fuertes, los conocimientos y los comportamientos de las personas, y pensar en cómo estos factores pueden complementarse o entrar en conflicto con los de otros miembros del equipo. Si pides a todas las personas que intenten conocer la forma de trabajar de sus compañeros, tu organización estará en mejores condiciones para colaborar.

2. Proporciona canales de comunicación

Los trabajadores pasan un promedio de 20 horas a la semana usando herramientas de comunicación digital. Para aprovechar al máximo la diversidad de conocimientos, habilidades y perspectivas, es fundamental que encuentres la plataforma adecuada para tu organización. Los canales que permitan compartir y debatir ideas de manera fluida darán a tu empresa la mejor oportunidad de obtener grandes resultados.

3. Define el propósito con claridad

Organiza una reunión inicial para transmitir desde el principio un firme sentido de propósito. Aprovecha el momento para definir y asignar claramente los roles de cada persona. Además, haz que sea un diálogo en el que los miembros del equipo se sientan libres de hacer preguntas y comentarios para desarrollar un sentido de responsabilidad. Trata de dar a tu equipo los medios para cuestionar el valor de su trabajo en relación con el objetivo general. Los colaboradores más exitosos lo hacen.

4. Genera confianza

La colaboración se sustenta en una red de confianza. Los líderes deben confiar en que los miembros del equipo realizarán su trabajo con la mayor calidad posible y, a su vez, estos deben confiar en que los líderes tomarán las decisiones correctas para su organización. Pero quizá lo más importante de todo es que los compañeros de trabajo (sobre todo los de departamentos distintos) confíen unos en otros para hacer su trabajo lo mejor posible. Teniendo en cuenta que solo el 41% de los empleados cree que, en su organización, la confianza es una de las prioridades principales, fomentarla entre ellos podría darte una gran ventaja competitiva.

Descubre 11 formas de fomentar la confianza en un equipo remoto.

5. Celebra los logros

Cuando consigues lo que te propones, llega el momento de celebrar tu éxito. Si haces saber a tus empleados que valoras sus habilidades de colaboración y no solo los resultados de su trabajo, transmitirás un mensaje claro sobre la cultura de la empresa. Si incluyes metas relacionadas con la colaboración en los objetivos de los empleados, la empresa podrá fomentar una cultura que lleve al éxito en el futuro.

Seguir leyendo:

• ¿Qué es la colaboración ágil?
• Cómo generar un lugar de trabajo colaborativo
• Nueve maneras de mejorar las habilidades de trabajo en equipo de tu organización