¿Quién necesita saberlo? Compartir conocimientos de la manera adecuada
El intercambio de conocimientos es la piedra angular de la colaboración entre equipos. Descubre cómo hacer llegar la información adecuada a las personas correctas.
El intercambio de conocimientos puede impulsar la colaboración entre equipos, captar el interés de los empleados, generar nuevas oportunidades comerciales y agregar valor a tu empresa. Sin embargo, hay obstáculos que debemos superar y riesgos que debemos contemplar para que todo marche sobre ruedas.
La frase "el conocimiento es poder" es muy cierta. En la economía moderna, puedes clasificar los conocimientos que residen en tu empresa como un activo intangible, uno cuyo valor aumenta constantemente.
Cuando esos conocimientos no se comparten ni se administran, puede haber mucho en juego si ciertas personas abandonan la empresa. Mucho más aún si no logras atraer a los talentos adecuados en primer lugar.
Más del 80% de las personas prefieren trabajar para un empleador que valore la comunicación abierta en lugar de uno que ofrezca beneficios adicionales, como membresías en gimnasios o comida gratis.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
Puede ser difícil poner fin a una cultura del "acaparamiento de conocimientos" donde las personas sientan que proteger la información es fundamental para el trabajo y la seguridad de la empresa. No obstante, las generaciones más jóvenes de empleados esperan encontrarse con una cultura del intercambio de conocimientos y tienen el peso suficiente para exigir que así sea, ya que, en 2020, representarán el 35% de la fuerza laboral.
Posiblemente esa sea la razón por la que está tomando fuerza un enfoque más abierto en torno al intercambio de información.
Una encuesta de 2016 reveló que el 25% de los directores de finanzas actualmente comparte información financiera con todos los empleados, en comparación con el 12% en 2012. Casi un tercio afirma compartir información financiera con "ciertos empleados".
Compartir información con las personas adecuadas es la clave para una administración exitosa de los conocimientos. Las personas que la necesitan, las personas a quienes les conviene tenerla si quieren permanecer en el trabajo y las personas que pueden generar nuevos conocimientos a partir de esa información o que pueden compartirla con otras personas.
Intercambio de conocimientos eficaz
Si quieres que las personas entiendan los conocimientos y los desarrollen, el intercambio debe ir más allá de simplemente compartir información "de arriba abajo". Tus equipos deben poder compartir los conocimientos por su cuenta, hacer comentarios al respecto, mantener conversaciones en torno a ellos y, en última instancia, cuestionarlos. Es allí donde intervienen las plataformas de colaboración como Workplace, que permiten a tus equipos compartir y hacer comentarios sobre la información en tiempo real.
Pam Holloway, una consultora de administración de conocimientos que tuvo a su cargo la configuración de About People, afirma que "cuando compartimos, mejoramos" y considera que los gerentes deben recibir los comentarios de sus empleados con los brazos abiertos. En su opinión, los usuarios son quienes deben decidir el valor de los conocimientos que se comparten.
En Workplace, pueden hacerlo fácilmente con un "Me gusta" y a través de las demás métricas de interacción de Facebook que tus equipos ya conocen y aprecian.
Compartir conocimientos como gerente es un buen punto de partida. Sin embargo, una cultura del intercambio con las personas correctas no es fácil de lograr si las demás personas no comparten también. Holloway aconseja comunicar los beneficios de compartir y, al mismo tiempo, dar el ejemplo.
Explícales a tus equipos que el intercambio de conocimientos puede beneficiarlos personalmente, ya que les permitirá aprender, mejorar su propio desempeño y ayudar al resto de sus colegas.
Superación de obstáculos en el intercambio de conocimientos
A menudo, son los obstáculos individuales en el intercambio de conocimientos los que atentan contra tus esfuerzos por promover una cultura abierta. Un investigador en este espacio, Andreas Riege, identificó 15 obstáculos, entre los que se incluían los siguientes:
- Falta de tiempo para compartir conocimientos eficazmente
- Temor de que el intercambio de conocimientos pueda poner en riesgo la estabilidad laboral
- Poca conciencia del valor de los conocimientos
- La preponderancia de los conocimientos oficiales o "explícitos" en la organización sobre los conocimientos "tácitos" o centrados en las personas
- Escaso dominio de habilidades de redacción o comunicación
Puedes superar estos obstáculos y fortalecer la confianza en el intercambio de conocimientos usando plataformas ágiles y fáciles de usar basadas en las personas, como Workplace. Las funciones como los mensajes instantáneos y los grupos de proyectos permiten ahorrar tiempo y aseguran que los conocimientos mantengan su relevancia, se atribuyan correctamente y puedan encontrarse con facilidad.
Control de los riesgos
Algunos conocimientos son confidenciales y es posible que las organizaciones prefieran restringir el acceso a determinadas personas. Incluso los conocimientos tácitos resultantes de una cultura abierta que promueva el intercambio pueden ser una ventaja competitiva que no quieres que otros aprovechen.
Para controlar el riesgo de fuga de conocimientos, es fundamental restringir el acceso a la información y compartirla solo con las personas indicadas. ¿Debes compartir esta información con toda la empresa o solo con un grupo puntual? Existen prácticas recomendadas en relación con el almacenamiento de los conocimientos: es crucial evitar el uso de unidades USB, computadoras, computadoras portátiles y copias en papel.
Tal como sucede con Workplace, las herramientas de colaboración que están específicamente diseñadas para la comunicación y el intercambio de conocimientos deben configurarse con los máximos niveles de seguridad y permitirte ser propietario de tus propios datos.
Beneficios del intercambio de conocimientos
Empresas como Starbucks y Hootsuite, que promueven el intercambio de conocimientos, afirman que el flujo de información las ayuda a determinar de manera más rápida y exacta lo que quiere el cliente.
El intercambio de conocimientos también les permite forjar con los clientes relaciones más profundas basadas en información, identificar nuevas oportunidades comerciales y fomentar la innovación.
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