Intranets modernas: qué son y por qué necesitas una
Las intranets modernas pueden ser una manera excelente de mantener a las personas conectadas y favorecer la participación. También pueden ser útiles como repositorios de la información de la empresa. En este artículo, explicamos qué son las intranets, cómo funcionan y cómo podrían evolucionar en un futuro donde el trabajo será primordialmente abierto.
¿Cuál es la diferencia entre una intranet y un sitio web?
Las intranets son redes privadas que instalan las organizaciones y actúan como un portal para compartir prácticas recomendadas e información interna importante. Las mejor diseñadas permiten a los empleados colaborar y trabajar en equipo con más eficacia. Las intranets suelen ser en parte un sitio web y en parte una plataforma de colaboración, y están separadas de internet por firewalls.
¿Qué contenido debe haber en una intranet?
Cada organización es diferente, por lo que hay mucha variación, pero una intranet podría incluir lo siguiente:
- noticias y avisos de la empresa
- conversaciones y foros
- documentos importantes de la empresa
- blogs
- políticas y procedimientos de RR. HH.
- formularios de la empresa
- directorios de empleados
- recursos que automaticen tareas como solicitudes de dinero para gastos, pedidos de licencia, reservas de salas para reuniones y solicitudes de servicios de TI
Además, una intranet también probablemente ofrezca ciertas posibilidades de personalización, así como herramientas para enviar mensajes y hacer comentarios.
No se debe crear una intranet solo para almacenar información o para que el personal jerárquico envíe mensajes de manera masiva a sus subordinados
No existe un enfoque único para todos los casos cuando se trata de intranets. Cada vez es más común que las organizaciones personalicen sus intranets y las integren con las demás aplicaciones y herramientas empresariales que usan.
¿De qué tamaño debe ser una organización para tener una intranet?
Tradicionalmente, las intranets se usaban de forma predominante en las organizaciones de mayor tamaño. Sin embargo, con la necesidad de contar con acceso instantáneo a la información, el aumento del trabajo remoto y la relativa facilidad con la que se puede configurar una intranet moderna mediante servicios basados en la nube, esta tendencia podría estar cambiando.
El Nielsen Norman Group (NNG) dice que, si bien no es común que las organizaciones con menos de 1000 empleados creen intranets, estas redes pueden resultar beneficiosas para empresas que son mucho más pequeñas, en particular si los empleados están diseminados en diferentes ubicaciones.
NNG también señala que los sistemas de mensajes y de almacenamiento de archivos pueden resultar insuficientes con rapidez, y una intranet sería una buena solución para almacenar información de manera centralizada, incluso en el caso de empresas de menor tamaño.
¿Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet?
Las extranets se usan para permitir el acceso a las intranets, o a ciertas áreas de estas, a personas que no son empleados de la organización. Normalmente son otras empresas, proveedores, socios o clientes.
¿Cuál es el futuro de la intranet?
No se debe crear una intranet solo para almacenar información o para que el personal jerárquico envíe mensajes de manera masiva a sus subordinados. Las intranets modernas deben ser una opción para que las personas se comuniquen, colaboren y compartan ideas. Es por eso que las herramientas de comunicación cobran relevancia.
Una plataforma moderna como Workplace by Facebook puede integrarse con tu intranet para mejorar sus capacidades. Se puede usar a la par de otras herramientas que usan las personas cada día para hacer comentarios y agregar reacciones en las comunicaciones de la empresa. Hace que sea posible tener conversaciones en grupos públicos o privados en proyectos específicos.
Una solución digital podría ser mejor que crear una intranet desde cero
Un feed de noticias personalizado de la empresa permitiría visibilizar información relevante para las personas y así asegurarte de que los mensajes más importantes lleguen al público correcto. Puede ser una solución mejor para algunas organizaciones e incluso puede eliminar la necesidad de tener una intranet.
¿Mi organización necesita una intranet?
Independientemente del tamaño de tu organización, una intranet te podría resultar beneficiosa. Es un recurso que puede ser útil para las organizaciones que tienen un gran recambio de personal o aquellas con muchos empleados próximos a jubilarse. Los repositorios centralizados pueden ayudar a mantener y almacenar conocimiento a fin de evitar que se pierda cuando las personas abandonan una organización.
Las plataformas como Workplace pueden darte acceso a un repositorio dinámico y seguro en el que se pueden hacer búsquedas y que se puede compartir
Si todavía no tienes una intranet, una solución digital podría ser mejor que crear una intranet desde cero. Las plataformas como Workplace pueden darte acceso a un repositorio dinámico y seguro en el que se pueden hacer búsquedas y que se puede compartir. Ofrecen un enfoque optimizado para dispositivos móviles que permite a las personas acceder a la información que necesitan y compartirla sin importar dónde se encuentren.
Además, en un mundo laboral que será primordialmente abierto, esta es una característica de particular utilidad para las empresas que no cuentan con los recursos dedicados necesarios para crear, supervisar y mantener una intranet. A estas, se suman las organizaciones que necesiten que sus empleados accedan a la información en sus propios dispositivos desde detrás de un firewall.
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