Comunicación abierta en el lugar de trabajo
La comunicación abierta crea vínculos en los equipos, fortalece las relaciones, impulsa la innovación y crea una cultura en la que la interacción de los empleados puede crecer.
¿Qué es la comunicación abierta?
La comunicación abierta es aquella en la que todas las personas que participan en una conversación pueden expresar sus puntos de vista con honestidad y están dispuestas a aceptar las opiniones de los demás con actitud constructiva. La mayoría de las personas consideran que la comunicación abierta y honesta es un aspecto clave para establecer relaciones sólidas fuera del trabajo, y esas cualidades son igual de importantes en una empresa.
La comunicación abierta en el lugar de trabajo puede impedir que surjan diversos problemas, como una cultura laboral negativa, falta de innovación y bajo nivel de compromiso de los empleados.
En un contexto laboral, la comunicación abierta se aplica a lo siguiente:
Comunicación interpersonal: interacciones regulares en los equipos, entre los empleados y sus superiores, y durante conversaciones informales en el lugar de trabajo.
Comunicación interna: la comunicación de una persona a muchas que se usa en las grandes empresas cuando los directivos se dirigen al resto del personal. También, la comunicación que se dirige en la otra dirección a través de los canales para enviar opiniones de los empleados.
Comunicación formal: la información que se intercambia como parte de procesos formales, como la contratación, las revisiones de los empleados, los despidos y los ascensos.
Cómo nos comunicamos depende en parte de nuestro estilo personal de comunicación. Cada lugar de trabajo presenta una mezcla de estilos de comunicación, por lo que es importante conocer los distintos estilos con los que nos podemos encontrar.
Por lo general, las teorías sobre los estilos de comunicación clasifican a las personas en función de dos aspectos:
Abierto o reservado
A los comunicadores abiertos les es sencillo expresar sus pensamientos, sentimientos y opiniones, y lo hacen con facilidad. La conexión es importante para ellos y su tono de voz, lenguaje corporal y contacto visual ayudan a la hora de conocer a la otra persona.
Por el contrario, un comunicador reservado se "contendrá" y puede tardar un tiempo más en conocer a la otra persona. Su postura y sus gestos pueden parecer más formales que los del comunicador abierto.
Directo o indirecto
Los comunicadores directos dicen las cosas como son. Les gusta que la información sea clara y quieren comunicarse con rapidez y energía. Para ellos es más importante expresar su punto de vista que ser amables, e incluso pueden parecer dominantes.
Los comunicadores indirectos son mucho más precavidos. Al comunicarse, actúan con cautela y pueden tomarse su tiempo para reflexionar antes de comunicar algo. Suelen ser precisos y detallistas.
Estas dos escalas de comportamiento interactúan, lo que nos permite contar con personas que, por ejemplo, son abiertas e indirectas (pueden ser cálidas y agradables, pero no contundentes en sus opiniones) o reservadas y directas (tienen poca expresión emocional o personal, pero sí un punto de vista firme).
Para fomentar la comunicación abierta en el trabajo, es importante conocer los distintos estilos personales de comunicación y asegurarse de que todos tengan las mismas oportunidades de hacerse oír.
¿Por qué es importante una comunicación abierta?
Lograr una comunicación abierta en el trabajo aporta muchos beneficios a una organización y a las personas que forman parte de ella.
Compromiso y rendimiento
El compromiso, es decir, que los empleados sientan una conexión personal profunda con su trabajo, aumenta cuando la comunicación es abierta. Esto puede deberse a que las personas se sienten más valoradas y capaces cuando se escucha su opinión. Un estudio de Salesforce demostró que los empleados que sentían que se escuchaban sus opiniones tenían 4,6 veces más probabilidades de sentirse capaces de rendir al máximo en su trabajo.
La comunicación abierta tiene beneficios evidentes cuando se trata de trabajar en equipo. La libertad para intercambiar ideas y la posibilidad de que cada persona aporte su granito de arena enriquecen la colaboración. Sin una práctica consciente de la comunicación abierta, se corre el riesgo de que las personalidades más directas y abiertas ocupen más espacio del que les corresponde en las conversaciones, o de que los proyectos avancen a un ritmo que deje atrás a quienes tienen estilos de comunicación más lentos.
Riesgo e innovación
Lo mismo ocurre con la creatividad y la innovación. Antes de poder beneficiarse de las ideas de los empleados, una empresa necesita crear una cultura en la que esas ideas puedan compartirse de forma abierta. La seguridad psicológica, que permite compartir ideas y opiniones aunque sean negativas o inoportunas para ciertas personas, es un factor esencial de la innovación.
Para sentirse psicológicamente segura, una persona debe confiar en que no se encontrará con consecuencias negativas, como hostilidad, burlas o respuestas despectivas, por sus sugerencias o por asumir riesgos. Por lo tanto, la comunicación abierta es tierra fértil para nuevas ideas, algunas de las cuales podrían convertirse en nuevos productos y servicios exitosos. Además, hace que el riesgo, factor vital para la innovación, sea menos desalentador.
Mejores relaciones
La comunicación abierta también puede ayudar a disminuir los conflictos en el trabajo, nada menos que porque ayuda a todos a comprender los puntos de vista de los demás. Los gerentes hábiles en comunicación y resolución de conflictos desempeñan un rol importante a la hora de ayudar a resolver o evitar conflictos en el equipo, ya que pueden actuar como mediadores en una conversación abierta.
Responsabilidad y crecimiento
La responsabilidad es otro aspecto que puede mejorar. Cuando la comunicación abierta es moneda corriente en un lugar de trabajo, es menos probable que las personas intenten evitar asumir responsabilidades o eludir la culpa. Cuando alguien se siente capaz de asumir la responsabilidad de sus actos sin ningún temor, puede aprender de la experiencia aunque el resultado de sus decisiones sea malo.
Un ejemplo de comunicación abierta puede ser organizar "fiestas del fracaso"
La empresa farmacéutica Eli Lilly organizaba "fiestas del fracaso" para celebrar las grandes y atrevidas ideas científicas que fracasaban. Al hablar abiertamente de los fracasos, podían debatir qué había salido mal y plantear una estrategia diferente. Muchos de los medicamentos de mayor éxito de Lilly fueron "fracasos" que resultaron útiles para un fin distinto, como el fármaco contra la osteoporosis Evista, creado originalmente como anticonceptivo.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
Cómo crear una cultura de comunicación abierta en el lugar de trabajo
Para que las personas compartan y escuchen abiertamente sus pensamientos y sentimientos, es necesario que tanto quienes escuchan como quienes hablan cuenten con habilidades comunicativas sólidas, las cuales no se consiguen por casualidad. Estas son algunas de las formas en que una empresa puede empezar a fomentar una comunicación abierta.
Política de puertas abiertas
Una política de puertas abiertas ayuda a generar oportunidades de comunicación informal entre los distintos niveles de la empresa. Ya sea que la puerta esté abierta en sentido literal o figurado, significa que los empleados pueden acudir a un miembro superior del personal para hablar, independientemente de su posición en la empresa.
Recompensar la comunicación abierta
Para que todos los miembros de la empresa entiendan en qué consiste la comunicación abierta y para fomentarla en la cultura empresarial, puedes reconocer y recompensar los ejemplos de comunicación abierta. Se puede hacer de manera formal, incorporando la comunicación abierta a los objetivos y los KPI, o de manera más informal, elogiando o premiando a los empleados.
Predicar con el ejemplo
Está demostrado que los líderes pueden moldear la cultura de su empresa mediante su propio comportamiento. Dar el ejemplo de comunicación abierta en los niveles más altos de una empresa puede marcar las pautas de cómo deben comportarse los demás. Una encuesta realizada a más de 500 empleados estadounidenses reveló que la comunicación interna simétrica (bidireccional) y la comunicación receptiva por parte de los directivos contribuían a crear una cultura emocional positiva en el trabajo. Del mismo modo, los gerentes que practican una comunicación abierta pueden ayudar a delinear el comportamiento de las personas que están a su cargo.
Capacitación en comunicación
La comunicación abierta no surge por casualidad. Para algunas empresas, la capacitación y el desarrollo orientados a la comunicación pueden ser la clave para cambiar la forma en que interactúan las personas. La capacitación puede ayudar a los empleados a conocer los distintos estilos de comunicación y proporcionarles una serie de herramientas para desarrollar habilidades, como la escucha activa y la resolución de conflictos.
Oportunidades para compartir ideas
Una forma de transmitir a los empleados que se valoran sus ideas y sugerencias es dedicar tiempo y espacio al intercambio de ideas. Por ejemplo, organizar talleres trimestrales, eventos fuera de la empresa o jornadas de intercambio de ideas, o crear canales para compartir ideas, como un grupo o una conversación en tu plataforma interna de mensajes instantáneos o una pizarra en un espacio compartido.
Escuchar a los empleados
Escuchar a los empleados es una tendencia que cobra cada vez más fuerza en la ciencia de los recursos humanos. Consiste en recopilar periódicamente opiniones de los empleados para obtener una visión general basada en datos de lo que piensan y sienten sobre su empleo. Proporciona beneficios cuantificables a quienes lo aplican, ya que puede ser de ayuda en la toma de decisiones e indicar en qué situaciones pueden actuar los empleadores para evitar problemas o retener a los empleados en riesgo de renunciar.
En un estudio realizado en 2021, el 45% de las empresas afirmaron que escuchar a los empleados es una de las principales áreas donde el análisis de datos relacionados con las personas agrega valor. Puedes saber qué opinan tus empleados a través de encuestas, mensajes de texto, grupos de conversación internos, mensajes de voz, mensajes instantáneos y otros canales.
No ocultar las malas noticias
La comunicación abierta entre la dirección y el resto de la empresa es fácil y gratificante cuando las cosas van bien, pero puede complicarse cuando hay problemas. Como muchas empresas aprendieron durante la pandemia, la confianza y la honestidad entre una empresa y sus empleados es de vital importancia durante una crisis.
Comunicar los problemas y las medidas que se están tomando para resolverlos evitará que se difundan rumores, incertidumbre y ansiedad. Incluso puede dar lugar a sugerencias innovadoras de los empleados que ayuden a reconducir la situación.
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