¿Qué son los planificadores de productividad?

¿Qué son los planificadores de productividad?

Todos tenemos un sistema de productividad, nos demos cuenta o no. Quizás escribas en un cuaderno en blanco, pegues notas Post-it en la nevera o te dejes notas de voz en el teléfono. Un planificador de productividad, ya sea digital o analógico, puede ser una técnica de gestión de la productividad esencial en estos tiempos de incertidumbre.

Tenerlo todo en un mismo sitio puede ayudarte si te sientes abrumado y tienes varias prioridades que compiten por tu atención, pero no quieres perder de vista el panorama general. Los planificadores también pueden ser útiles ahora que muchos equipos trabajan de forma remota y es más difícil hacer un seguimiento del progreso del proyecto o recordar las reuniones.

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Esencialmente, los planificadores de productividad -también llamados planificadores diarios u organizadores personales- son una forma de realizar un seguimiento de los horarios, tareas, proyectos y objetivos de tu equipo. Han recorrido un largo camino desde el apogeo de la Filofax en la década de 1980, cuando las carpetas de anillas de moda contenían un calendario, contactos, lista de tareas y páginas en blanco para notas. Hoy en día, docenas de programas de software y aplicaciones recrean la experiencia de un planificador de productividad analógico. Y estas herramientas para toda la organización pueden ser una forma fundamental de mantener el rumbo de los equipos y los proyectos.

Sin embargo, a pesar de la sofisticación de las herramientas digitales de productividad actuales, las agendas de papel -desde los bullet journals hasta las humildes agendas- siguen siendo populares. ¿A qué se debe esto y cómo pueden complementarlos los planificadores de productividad digitales más modernos?

¿Lo sabías? El planificador diario fue introducido en la década de 1930 por Gustav Grossmann, quien afirmaba que ayudaba a las personas a aumentar su productividad y a llevar su vida de forma "racional" cuando se utilizaba siguiendo las instrucciones que adjuntaba.

¿Cuál es la metodología del planificador de productividad?

¿Cuál es la metodología del planificador de productividad?

Cualquiera puede anotar algunas tareas y tacharlas de una lista de tareas pendientes, así que ¿qué hace diferente a un planificador de productividad? La respuesta es que se trata de una metodología que, una vez adoptada, puede ayudarnos a mantener hábitos y alcanzar objetivos. Para embarcarte en esa metodología, necesitas encontrar el planificador de productividad adecuado que se adapte a las necesidades de tu equipo.

¿Qué tipos de planificadores de productividad existen?

¿Qué tipos de planificadores de productividad existen?

Hay un planificador de productividad para satisfacer las necesidades de cualquiera que desee añadir algo de estructura a su día, semana o año. El tipo que elija dependerá de sus objetivos y prioridades. La versión más intensiva es el planificador de productividad diario, para personas que necesitan información fácil de consultar y puntual para trabajar sus listas de tareas pendientes. Los planificadores semanales le ayudan a ver su semana de un vistazo. Y las versiones mensuales o anuales ayudan a seguir, gestionar y desarrollar objetivos a medio o largo plazo. Elija su objetivo y seleccione el planificador que más le convenga.

Preguntas habituales sobre los planificadores de productividad:

Preguntas habituales sobre los planificadores de productividad:

¿Los planificadores aumentan la productividad?
¿Los planificadores aumentan la productividad?

Está demostrado que utilizar un planificador aumenta la productividad. Como dice el gurú de la productividad, Brian Tracey, "tu capacidad para hacer buenos planes antes de actuar es una medida de tu competencia general. Cuanto mejor planifiques, más fácil te resultará superar la procrastinación, ponerte en marcha y seguir adelante".

Además de permitirte planificar proyectos y objetivos, puedes utilizar un planificador de productividad para reflexionar sobre el progreso individual y del equipo y sobre cómo estás mejorando.

¿Cuál es el mejor planificador de productividad?
¿Cuál es el mejor planificador de productividad?

Esto es bastante subjetivo. Cuando se trata de productividad, cada persona tiene un estilo diferente. Algunas personas planifican hasta el último detalle dividiendo todas las tareas en pequeños pasos, mientras que otras se centran en el panorama general. El diseño del planificador que elijas para tu equipo debe adaptarse a tu estilo o ser lo suficientemente flexible como para adaptarse.

Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de decidir cuál es el mejor planificador de productividad para tu equipo es el motivo por el que lo necesitas. ¿Necesita cubrir sólo la vida laboral? ¿O necesita controlar también su productividad personal y su vida académica? Piense si busca ayuda para los planes diarios de su equipo, para los objetivos a más largo plazo o para ambos. Los expertos sugieren evitar los planificadores de productividad muy fijos y con plantillas, a menos que las personas sean totalmente desorganizadas y nuevas en este tipo de gestión del tiempo.

Puede que su organización necesite cosas concretas de sus planificadores de productividad, como un calendario o una lista de tareas. Tanto los planificadores digitales como los analógicos pueden ofrecer una psicología motivacional positiva en forma de incentivos y juegos, ideales para los procrastinadores. Algunos planificadores son muy especializados, mientras que otros son más bien "todo en uno".

Si uno de sus requisitos esenciales es conectar con otras personas de su organización, necesitará un planificador de productividad específico. Del mismo modo, si necesita que su planificador sea compatible con otro software que ya esté en uso en su empresa, es posible que se vea limitado a una selección más reducida de planificadores.

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¿Qué debo buscar en un planificador de productividad en papel?
¿Qué debo buscar en un planificador de productividad en papel?

La popularidad de los planificadores de productividad en papel ha perdurado a pesar del cambio mundial de lo analógico a lo digital. Esto se debe a varias razones. Los estudios demuestran que anotar la lista de tareas pendientes y el programa del día hace que te sientas más implicado en la tarea que tienes entre manos. Y la neurociencia lo corrobora: escribir los objetivos aumenta las probabilidades de alcanzarlos.

Escribir las cosas puede ayudar a recordarlas. Muchas personas se sienten más concisas y centradas cuando escriben en papel. Y algunas de las personas más creativas de tu organización pueden prosperar con la estimulación visual de los colores y la posibilidad de garabatear en los márgenes. No hay una forma correcta. Se trata de encontrar lo que funciona para ti y tu equipo y da a tu organización los mejores resultados.

  • El tamaño. ¿Prefieres algo pequeño que quepa en el bolso o el bolsillo, o necesitas algo más significativo para guardar todas tus ideas?
  • Peso. El peso de tu agenda puede ser vital si siempre estás de un lado para otro.
  • Portabilidad. Si viajas mucho, necesitas una agenda portátil que quepa fácilmente en tu equipaje.
  • Formato. Algunas agendas son flexibles, con páginas o secciones que se pueden desplazar, mientras que otras son muy fijas y están planificadas. A menudo puedes elegir un formato vertical u horizontal.
  • Con o sin fecha. Las agendas sin fecha pueden ser mejores si no te comprometes a utilizarla todos los días.

¿Lo sabía? A pesar de su reputación de potencia tecnológica, Japón siente un gran afecto por las agendas de papel de todas las formas y tamaños. Como el bullet journal, un sistema de organización personal que utiliza símbolos para ordenar la información.

¿Hasta qué punto son eficaces los planificadores de productividad digitales?
¿Hasta qué punto son eficaces los planificadores de productividad digitales?

En el entorno de trabajo actual, los planificadores de productividad digitales presentan claras ventajas. Las agendas digitales han recorrido un largo camino desde el lanzamiento de la Palm Pilot original en 1996 y, al igual que las agendas de papel, existen tanto en formato flexible como fijo.

Una diferencia clave con una agenda digital es que puedes conectarte con tu equipo y ver calendarios y listas de tareas compartidos. Puedes dividir los proyectos en partes manejables y asignar a distintos miembros del equipo diferentes segmentos de tareas. Además, puedes recibir notificaciones y alertas, que pueden ser útiles si alguien se olvida de una cita o llega tarde a una reunión.

Muchos jefes de equipo utilizan a la vez un planificador de productividad digital y un planificador en papel. A menudo, la gente utiliza el planificador en papel para sus citas y objetivos personales y el planificador digital para todo lo relacionado con el trabajo. Sin embargo, puedes animar a tu equipo a que utilice el planificador de grupo también para sus citas personales, de modo que puedan ver de un vistazo lo que tienen entre manos. Los estudios demuestran que las personas son más productivas en el trabajo si sus cerebros están libres de pensar en sus listas de tareas pendientes.

¿Cuáles son las principales ventajas de los planificadores de productividad digitales?
¿Cuáles son las principales ventajas de los planificadores de productividad digitales?

Con un planificador de productividad digital puedes:

  • Mantenerte conectado con tu equipo
  • Ver el calendario y la lista de tareas pendientes de todos de un vistazo
  • Utilizarlo para probar, aprender y mejorar
  • Tenerlo todo en tu teléfono o tablet, que es menos probable que lo olvides en un avión o tren
  • Se más flexible cuando necesites hacer cambios
Cómo presentar un nuevo planificador de productividad a tu equipo

Cómo presentar un nuevo planificador de productividad a tu equipo

Antes de elegir un planificador de productividad para tu lugar de trabajo, pide recomendaciones a otras personas y aprovecha cualquier prueba gratuita de software. No tengas miedo de probar diferentes combinaciones de planificadores de productividad hasta que encuentres uno que funcione para tu empresa. Puede ser un proceso de ensayo y error encontrar lo que mejor funciona para ti y tu equipo. Pero no esperes encontrar la herramienta de planificación perfecta: empieza hoy mismo y verás cómo tu productividad empieza a dispararse.

Ten en cuenta que la implantación de un nuevo software de productividad para toda la organización o el equipo implicará cierta gestión del cambio. En caso de duda, opte por el sistema más sencillo que haga las cosas más importantes para su equipo. Al fin y al cabo, como sugiere Daniel Levitin, autor de The Organized Mind, "cuanto más complicado es el sistema, menos probable es que la gente se ciña a él".

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