¿Qué es la productividad y por qué es importante?

La productividad era un tema candente incluso antes de los confinamientos globales. Ahora es crítica para el negocio. Descubra qué entendemos por productividad, cómo medirla y cómo puede impulsar la productividad después de la pandemia.

PRODUCTIVIDAD | 11 MINUTOS DE LECTURA
productivity during the pandemic - Workplace from Meta
La productividad en una pandemia

La productividad en una pandemia

Cuando llegó el COVID-19, y la gente empezó a teletrabajar en masa, ocurrió algo interesante. La producción aumentó. El 43% de los ejecutivos y directivos europeos entrevistados en una encuesta afirmaron que el trabajo desde casa había tenido un impacto positivo en la productividad, y sólo el 29% dijo que había disminuido. Mientras tanto, la productividad en EE.UU. se ha disparado un 7,3% -el aumento más significativo desde 2009-, aunque las horas trabajadas han disminuido y se han perdido puestos de trabajo.

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Tal vez no debería sorprender el aumento del teletrabajo. En teoría, trabajar desde casa debería aumentar la productividad porque la gente pasa menos tiempo del día haciendo otras cosas, como los desplazamientos. Un estudio realizado en 2012 mostró un aumento del 13% en la productividad cuando se permitió a los empleados de una agencia de viajes online china trabajar desde casa cuatro días a la semana. El aumento de la productividad se debe a que hay menos distracciones y a que se pasa más tiempo trabajando.

El aumento de la productividad puede explicar en parte por qué no hemos visto una estampida para volver al lugar de trabajo después del COVID. ¿Por qué querrías volver a la "normalidad" si hace que la gente sea menos productiva? Pero, aunque algunas organizaciones se deshagan por completo de sus lugares de trabajo físicos y se vuelvan completamente remotas, para la mayoría de las empresas, el trabajo híbrido parece ser el futuro, ya que se estima que el 48% de los empleados trabajarán al menos una parte del tiempo a distancia, en comparación con el 30% anterior a la pandemia. Y eso significa una vuelta gradual, aunque parcial, al lugar de trabajo para muchos de nosotros.

¿Qué significa esto en cuanto a la productividad? ¿Cómo podemos mantener los beneficios que hemos conseguido teletrabajando? ¿Y cómo se relacionan con las otras mejoras que hemos visto durante este periodo, con un 90% de líderes empresariales que dicen que su cultura ha mejorado, un 84% que cree que el compromiso de los empleados ha subido y un 83% que cree que la experiencia de los empleados es mejor?

Supongamos que queremos mantener una mejor productividad y una mejor experiencia de los empleados. En ese caso, podría ser útil analizar por qué ha aumentado la productividad y cómo se influyen mutuamente. Los teletrabajadores tienen menos distracciones y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Tienen más flexibilidad y más control sobre sus entornos de trabajo. ¿Cómo pueden las organizaciones reproducir alguna de estas condiciones cuando la gente vuelva al trabajo? ¿Y a qué deberíamos aspirar para crear un lugar de trabajo aún mejor?

Entender bien lo que significa la productividad y cómo funciona es un comienzo.

¿Qué entendemos por productividad?

¿Qué entendemos por productividad?

Según la OCDE, la productividad es "una relación entre el volumen de producción y el volumen de insumos". ¿Qué significa esto? Un insumo puede ser cualquier cosa que intervenga en la producción de algo, como el equipo, el tiempo, el capital, la mano de obra o la tierra. Un producto es lo que se produce, como un coche, por ejemplo, o la cantidad de maíz cultivado en un terreno.

Pero, aunque es relativamente fácil pensar en la productividad de esta manera en la industria o la agricultura, no es tan fácil cuando se piensa en el sector de los servicios. Porque, en un bufete de abogados, o en un proveedor de servicios sanitarios, o en una empresa de seguros, por ejemplo, los insumos y los productos son increíblemente variados. No siempre es fácil definir lo que son o lo que significa la productividad para estas organizaciones.

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¿Cómo se calcula la productividad?

¿Cómo se calcula la productividad?

Las mediciones de la productividad son complicadas porque no hay un solo insumo o producto que considerar. Pero el cálculo básico muestra la productividad como la producción dividida por la entrada.

Así que, si tienes 3000 coches fabricados por 100 empleados, el cálculo de la productividad sería

3000 coches ÷ 100 trabajadores = 30 coches por trabajador y día.

Pero en el sector de los servicios, centrarse en algo cuantitativo -como el número de clientes a los que atiende un dependiente en una tienda, por ejemplo- puede no dar una imagen precisa de la productividad. ¿Cuál fue la experiencia del cliente? ¿Compraron algo? ¿Volverán? ¿Recomendarían la tienda?

Esta es una de las razones por las que existen otros enfoques para medir la productividad. Algunas empresas pueden dividir los ingresos generados por cada trabajador entre sus salarios. Otras pueden asignar a los empleados objetivos de rendimiento y medir la productividad en función de ellos. O pueden considerar la productividad a la luz de la experiencia de los clientes o los pacientes y la satisfacción con el servicio que reciben.

Como dicen Xiofeng Li y David Prescott en su informe sobre la medición de la productividad en el sector servicios: "La calidad en el sector servicios es muy importante porque los clientes suelen evaluar un determinado servicio por su calidad."

Esta idea da lugar a un cálculo diferente:

¿Por qué es importante la productividad?

¿Por qué es importante la productividad?

Se mida como se mida, ¿por qué los economistas y los empresarios siguen tan centrados en la idea de la productividad? Hay muchas buenas razones. He aquí algunas de ellas.

Eficiencia

La productividad no es lo mismo que la eficiencia, pero ambas están tan inextricablemente unidas que a veces se describe la productividad como una medida de la eficiencia de la producción.

En un mundo en el que se intenta reducir el impacto medioambiental de la actividad humana, las organizaciones deben utilizar los recursos de forma eficiente y con el menor desperdicio posible. Además, la pandemia de coronavirus significa que volvemos al lugar de trabajo en un entorno económico cambiante en el que se espera que la gente haga más con menos. Conseguir el mayor rendimiento por el dinero invertido puede ayudarnos a conseguirlo.

Niveles de vida

Una mayor productividad significa mejores resultados para todos, no sólo para las organizaciones. Puede conducir a salarios más altos porque las empresas obtienen más beneficios. Podría permitir precios más bajos con ahorros de costes que se trasladan a los consumidores porque las empresas utilizan los recursos de forma más eficiente. Y una mayor demanda podría conducir a un mayor empleo y a una economía más vibrante y competitiva. Como dice el informe de Deloitte "The UK Productivity Puzzle": "Es difícil exagerar la importancia de la productividad a la hora de mejorar el nivel de vida ". Por otro lado, cuando la productividad disminuye, también lo hacen los salarios y los empleos dignos.

Rentabilidad

Una mayor productividad equivale a una mayor rentabilidad para las empresas. Eso puede ser una ganancia para todos si el sistema puede traducirse en salarios más altos y oportunidades de personal más importantes. Las organizaciones pueden reinvertir los beneficios en la empresa, permitiéndole crecer y crear más oportunidades.

Bienestar de los empleados

La productividad y el bienestar son un círculo virtuoso. Tener demasiado trabajo y muy poco tiempo para hacerlo es estresante y puede hacer que las personas se sientan agotadas y desconectadas. Pero si las personas están capacitadas para ser más productivas, son libres de disfrutar de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada y tienen más espacio para el desarrollo de la carrera. Cuidar del bienestar de los empleados puede ser una solución para los directivos de las empresas: las personas que se sienten sanas y satisfechas con su trabajo tienen más probabilidades de ser productivas.

Mayor moral

Las personas se sienten bien cuando saben que están utilizando su tiempo de forma productiva. Ese factor de bienestar puede extenderse por toda la organización, elevando la moral, reduciendo el absentismo y fomentando la colaboración y el crecimiento. Pero, aunque una mayor moral puede significar una mayor productividad, las medidas de productividad que no tienen en cuenta el bienestar de los empleados -por ejemplo, no dar a la gente suficiente tiempo para completar las tareas- pueden reducir la moral, lo que lleva a una menor productividad.

Compromiso de los empleados

La productividad está estrechamente relacionada con el compromiso de los empleados. Los empleados que no están comprometidos cuestan miles de millones en pérdidas de productividad. Pero, según el informe de Gallup, State of the Global Workplace, las empresas con lugares de trabajo muy comprometidos tienen un 21% más de rentabilidad y un 17% más de productividad que las que tienen un bajo nivel de compromiso. También tienen una mejor retención del personal, menos absentismo, mejor compromiso con el cliente, menos accidentes y mejores resultados en materia de salud. Una prueba, quizás, de la fuerza del vínculo entre la productividad y la experiencia del empleado (EX).

Satisfacción del cliente

Pero no se trata sólo de los empleados. Utilizar el tiempo de forma más productiva -para responder a las consultas con mayor rapidez o atender a las personas con mayor celeridad, por ejemplo- también puede conducir a que los clientes estén más satisfechos. Pero la productividad medida de forma puramente cuantitativa no tiene necesariamente en cuenta la satisfacción del cliente. Se puede atender a los clientes rápidamente, pero eso no garantiza que se les atienda bien. Por eso es importante tener en cuenta la calidad del servicio en la medición de la productividad.

¿Qué causa la baja productividad?

¿Qué causa la baja productividad?

Sólo uno de cada cuatro trabajadores del Reino Unido cree que es constantemente productivo en el trabajo, según una encuesta de 2019. Y con la lentitud de la productividad como fenómeno en muchos países, es razonablemente seguro asumir que este malestar está bastante extendido. Pero ¿qué es exactamente lo que causa la baja productividad? Como es lógico, tratándose de un tema tan complejo, no hay una respuesta sencilla.

Absenteeism and presenteeism

Una de las cuestiones críticas es el bienestar de los empleados, o mejor dicho, la falta de él. Tener altos niveles de bienestar tendrá un impacto positivo en la productividad y viceversa. Las ausencias por enfermedad tienen un efecto considerable en la productividad: algunas estimaciones de costes de la pérdida de productividad relacionada con la enfermedad ascienden a 530.000 millones de dólares al año. Sencillamente, los empleados no pueden ser productivos si no trabajan o si una enfermedad afecta a su rendimiento. Por eso, quien quiera aumentar la productividad debe analizar las ausencias por enfermedad en su empresa, las razones que las provocan -sean o no de índole laboral- y la forma de abordarlas.

Al igual que la ausencia por enfermedad es un signo bastante seguro de que se tiene un problema de productividad, también lo es su opuesto: el presentismo. Los empleados que trabajan regularmente más horas de las oficiales pueden indicar que su organización tiene un problema de productividad y que la gente no está trabajando tan duro como usted cree.

El síndrome de las "chaquetas en los asientos" puede tener varias causas. Puede tener su origen en una cultura de empresa que promueve el trabajo fuera de horario como algo normal, lo que dificulta que alguien salga a tiempo. Puede deberse a que la gente está demasiado distraída para seguir con su trabajo durante las horas normales de trabajo o tiene un problema con su trabajo que no está compartiendo. O puede ser simplemente por lo que a veces se llama la Ley de Parkinson: que "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización".

En cualquier caso, es un problema que las organizaciones deben abordar. Trabajar más horas no hace que se consiga más, sino que puede provocar justo lo contrario. De hecho, algunas personas consideran que la reducción de las horas de trabajo es la respuesta al problema de la productividad, una de las razones por las que se pide la semana de cuatro días o la jornada de seis horas. Si sólo tienes cuatro días para encajar todo el trabajo, el argumento es que la gente se pone manos a la obra. Entonces tendrá tres días libres para un mayor bienestar y un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal, todo lo cual conduce a una mayor productividad cuando está en el trabajo.

Distracciones y falta de control

Entonces, ¿qué es lo que impide a la gente ser productiva durante su horario de trabajo habitual? Uno de los culpables es la distracción. Demasiados correos electrónicos, demasiadas reuniones, las pausas para el café, el ruido y los edificios insalubres se citan como razones para que la gente no se ponga a trabajar.

Muchas de estas distracciones desaparecieron cuando muchos trabajadores se encontraron trabajando desde casa durante la pandemia de coronavirus. Por eso, si está planeando su regreso al lugar de trabajo, debe explorar cómo puede dar a la gente el mismo control sobre su entorno de trabajo del que disfrutaba en casa. Fíjate en aspectos como la temperatura, los niveles de ruido y el mobiliario de la oficina. ¿Son cómodos? ¿Pueden ajustarse a sus necesidades?

Casi inevitablemente, durante el trabajo a distancia, habrá reducido el número de reuniones presenciales a las que la gente estaba obligada a asistir. Las organizaciones han cambiado a soluciones virtuales que seguirán desempeñando un papel en la combinación de reuniones del futuro. ¿Cómo pueden las empresas aprovechar el restablecimiento del COVID para mejorar el enfoque y la productividad de las reuniones futuras y, al mismo tiempo, evitar la vuelta a la fatiga de las reuniones?

Del mismo modo, muchas organizaciones habrán reducido su dependencia del correo electrónico, utilizando otras herramientas de comunicación para una charla diaria y comunicaciones internas. Si esto es menos estresante y más efectivo, más razón para continuar durante la vuelta al trabajo.

Mala comunicación y flujo de información

La falta de comunicación puede hacer que las personas se sientan aisladas y desmotivadas. No poder encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo. No sentir que pueden hacer preguntas. La sensación de que los jefes no están disponibles para ayudar puede tener un impacto en la productividad. También pueden dañar la moral y causar estrés, reduciendo aún más la productividad.

La comunicación está en el punto de mira durante el trabajo a distancia masivo porque las empresas se han dado cuenta de que puede ser un gran problema para conectar a una plantilla dispersa.

Pero ¿es un problema en su entorno laboral? Ahora que la gente vuelve al trabajo, es el momento de hacer balance. Si abrieron mejores canales de comunicación durante la pandemia -revisiones periódicas, establecimiento de objetivos claros, canales dedicados a diferentes tipos de comunicación- debería considerar mantenerlos abiertos. Si la comunicación y el flujo de información fueron un problema, resuélvalo ahora antes de que se complique por la mezcla de personas que trabajan in situ y a distancia.

Cómo mejorar la productividad

Cómo mejorar la productividad

Establezca objetivos de productividad

Estar ocupado no significa necesariamente ser productivo. Defina las tareas que tienen valor en términos de productividad (no sólo responder a los correos electrónicos) y establezca plazos para lograrlas, centrándose en el número de llamadas que los vendedores deben hacer en un día, por ejemplo.

Controlar las tareas no productivas

Piense en cómo puede evitar que las cosas con menos valor de productividad se coman su día. Considere la posibilidad de reservar momentos específicos para mirar el correo electrónico y utilize herramientas de comunicación que permitan recibir los mensajes más relevantes para las personas. Y piense dos veces antes de organizar esa reunión. ¿Es realmente necesaria? ¿Qué resultados quiere conseguir con ella?

Reducir la multitarea

Parece que hacer más de una cosa a la vez es superproductivo. La realidad es que no es posible hacer más de una cosa a la vez. Cuando hacemos varias cosas a la vez, cambiamos rápidamente de una tarea a otra, lo que significa que tenemos que dejar de concentrarnos y perder un tiempo valioso, especialmente cuando estamos haciendo algo complejo. Las estimaciones sugieren que la productividad puede reducirse hasta en un 40% al cambiar de tarea. Para solucionarlo, capacite a las personas para que organicen su carga de trabajo de forma que puedan concentrarse en un trabajo hasta que lo hayan completado antes de empezar con otro.

Ofrezca formación

Las investigaciones demuestran que la formación del personal aumenta la productividad, lo cual no es sorprendente. El personal que confía en sus capacidades para hacer su trabajo de forma eficaz probablemente sea más productivo. Además, si saben lo que deben hacer, es menos probable que tengan que pedir ayuda o consejo, lo que significa que otros empleados pueden centrarse más en su trabajo.

Poner el reconocimiento en la agenda

Ser reconocido por hacer un trabajo excelente aumenta la moral, el compromiso y la productividad. También da un gran ejemplo a otros empleados sobre la cultura de colaboración en su organización. La productividad y el rendimiento son un 14% mayores en las organizaciones que ofrecen reconocimiento, según Deloitte. La fuente de reconocimiento es importante: las investigaciones demuestran que el reconocimiento de los directivos es el más valorado, seguido de los elogios de un líder de mayor rango en la organización.

Delegar, delegar, delegar

"Si un trabajo vale la pena hacerlo bien, hágalo usted mismo". Si esta frase dicta su vida laboral, podría significar que no confía en su equipo. También significa que es probable que se sobrecargue de trabajo, aumentando sus niveles de estrés y reduciendo su productividad. Los directivos deben tener suficiente confianza en sus equipos para delegarles el trabajo sin microgestionar. Si esto no le parece posible, busque formación para su personal.

Utilice las herramientas adecuadas

La comunicación y las herramientas adecuadas harán que los mensajes lleguen a las personas adecuadas de la forma correcta. La gente accederá a la información rápidamente y la colaboración en equipo fluirá sin problemas, eliminando cualquier fallo de productividad.

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