Características de los grupos

Aprovecha al máximo el grupo personalizando sus características. Obtén más información sobre la configuración de privacidad disponible para tu grupo de Workplace o configura una sección de noticias personalizada.

Hay tres opciones de privacidad para los grupos: Abierto, Cerrado y Secreto. En la tabla que aparece a continuación se indica quiénes pueden unirse a estos grupos y quiénes pueden ver su información.
AbiertoCerradoSecreto
¿Quién puede unirse?Cualquier persona de tu empresa puede unirse o bien ser añadida o invitada por otro miembro.Cualquier persona de tu empresa puede pedir unirse, y cualquier miembro puede añadir o invitar a otras personas.Cualquier persona, pero tiene que añadirla o invitarla un miembro.
¿Quién puede ver el nombre del grupo?Cualquier persona de tu empresaCualquier persona de tu empresaMiembros actuales y anteriores
¿Quién puede ver quién forma parte del grupo?Cualquier persona de tu empresaCualquier persona de tu empresaSolo los miembros actuales
¿Quién puede ver la descripción del grupo?Cualquier persona de tu empresaCualquier persona de tu empresaMiembros actuales y anteriores
¿Quién puede ver las etiquetas del grupo?Cualquier persona de tu empresaCualquier persona de tu empresaMiembros actuales y anteriores
¿Quién puede ver las publicaciones de los miembros en el grupo?Cualquier persona de tu empresaSolo los miembros actualesSolo los miembros actuales
¿Quién puede encontrar el grupo haciendo una búsqueda?Cualquier persona de tu empresaCualquier persona de tu empresaMiembros actuales y anteriores
¿Quién puede ver eventos de grupo?Cualquier persona de tu empresaSolo los miembros actualesSolo los miembros actuales
¿Quién puede ver las historias sobre el grupo en Workplace (por ejemplo, en la sección de noticias y en las búsquedas)?Cualquier persona de tu empresaSolo los miembros actualesSolo los miembros actuales
Nota: Si utilizas Workplace Advanced, los administradores de la comunidad tendrán acceso a todo el contenido en Workplace, incluidos los grupos secretos.
Obtén más información sobre cómo administrar tu grupo en Workplace.
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Solo puedes fijar un grupo si iniciaste sesión en Workplace desde una computadora.
Los grupos fijados son los grupos vinculados que quieres priorizar, los cuales aparecerán primero en tu lista de grupos vinculados. Puedes tener hasta tres grupos fijados.
Para fijar un grupo vinculado:
  1. Haz clic en Información en el grupo al que quieres fijar otro grupo.
  2. A la derecha de Recomendados por los administradores, haz clic en Administrar.
  3. Haz clic en Administrar grupos recomendados.
  4. Haz clic en junto al grupo que quieres fijar.
  5. Haz clic en Fijar grupo recomendado.
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Cuando creas un grupo nuevo, te aparece la opción de crear un chat sincronizado automáticamente.
A medida que se unen o se añaden miembros al grupo, también se incluirán automáticamente en el chat. Si un miembro abandona el grupo, también abandonará el chat simultáneamente. Si un miembro del grupo abandona el chat, no abandonará el grupo. Los administradores del grupo pueden inhabilitar esta función cuando quieran en la configuración del grupo.
Ten en cuenta que, para que el chat sincronizado funcione, el grupo tiene que tener menos de 250 miembros.
Crear un chat sincronizado para un grupo ya creado
Si no elegiste crear un chat sincronizado a la hora de crear el grupo, puedes hacerlo posteriormente a través de la configuración del grupo.
Para crear un chat sincronizado para tu grupo:
  1. Haz clic en debajo de la foto de portada del grupo.
  2. Haz clic en Opciones de administración.
  3. Haz clic en Configuración del grupo.
  4. Junto al encabezado Chat, haz clic en Añadir.
Para vincular un chat existente a tu grupo:
  1. Haz clic en debajo de la foto de portada del grupo.
  2. Haz clic en Opciones de administración.
  3. Haz clic en Configuración del grupo.
  4. Junto al encabezado Chat, haz clic en Vincular un chat existente.
  5. Selecciona el chat que quieras vincular y pulsa Continuar.
  6. Cuando esté todo listo para proceder, marca la casilla y haz clic en Continuar.
Cuando vinculas un chat existente a tu grupo, los miembros se combinarán automáticamente. Todos los miembros de tu grupo se añadirán al chat y todos los miembros del chat se añadirán a tu grupo.
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La función de formación de Workplace te permite recopilar publicaciones educativas relacionadas en un grupo y colocarlas en una unidad. Estas unidades son diferentes temas que creas en la función de formación para recopilar publicaciones como, por ejemplo, material de aprendizaje, información educativa y recursos de desarrollo.
Para encontrar “Formación”, ve a tu grupo y haz clic en “Más”. Solo el administrador del grupo puede crear y editar unidades de formación.
Crear unidades
  1. Ve al grupo para el que quieras crear una unidad.
  2. Haz clic en Más y, a continuación, en Formación.
  3. Haz clic en Crear unidad y añade un título y una descripción opcional.
  4. Haz clic en Guardar.
Administrar unidades de formación
Para añadir una publicación existente a una unidad de formación:
  1. Busca la publicación que quieras añadir y haz clic en .
  2. Haz clic en Añadir publicación a la unidad y selecciona a qué unidad quieres añadirla.
  3. Añade un título a la publicación y haz clic en Guardar.
Para eliminar una publicación de una unidad de formación:
  1. Ve a la unidad de la cual quieres eliminar la publicación.
  2. Haz clic en en la parte superior derecha de la publicación y, a continuación, haz clic en Eliminar publicación.
  3. Selecciona Eliminar de la unidad o Eliminar del grupo.
Para eliminar una unidad de formación:
  1. Ve al grupo del cual quieres eliminar la unidad, haz clic en Más y, a continuación, haz clic en Formación.
  2. Haz clic en junto al nombre de la unidad y, a continuación, haz clic en Eliminar unidad.
  3. Haz clic en Eliminar unidad para confirmar.
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Los administradores pueden utilizar las unidades de aprendizaje para crear cuestionarios para que los miembros del grupo puedan autoevaluarse.
Para crear un cuestionario:
  1. Dirígete a una unidad concreta y haz clic en el editor.
  2. Haz clic en Crear cuestionario en la parte superior del editor.
  3. Puedes crear preguntas de opción múltiple.
  4. Debes marcar la respuesta correcta a cada pregunta, y tendrás la opción de añadir una breve explicación.
Los administradores pueden reordenar las preguntas y, una vez se haya creado el cuestionario, aparecerá en la parte superior de la página de las unidades. Cuando los miembros del grupo completen el cuestionario, podrán elegir si quieren saber las respuestas o volver a realizarlo.

Los administradores también pueden comprobar qué unidades se han finalizado en el grupo, además de comprobar el rendimiento individual.
Para comprobar el progreso de las unidades:
  1. Selecciona la pestaña Estadísticas de grupo en la parte superior de tu Workplace.
  2. Puedes ver tus estadísticas según las unidades y publicaciones de aprendizaje completadas.
  3. Busca miembros en el cuadro de búsqueda para ver el progreso individual con las unidades.
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El etiquetado del tema te permitirá añadir un máximo de cinco temas por publicación.
Para crear una etiqueta del tema:
Cuando escribas una publicación, tendrás la opción de seleccionar hasta cinco temas para describir o categorizar esa publicación. Puedes crear etiquetas del tema nuevas o seleccionar entre los temas que ya existen en el grupo.
Para encontrar el contenido que pertenece a un tema que quieras explorar:
A la derecha del grupo, encontrarás una lista de los temas del grupo. Haz clic en el tema cuyo contenido quieras explorar.
Ten en cuenta que los administradores del grupo pueden hacer lo siguiente:
  • Activar o desactivar los temas del grupo y seleccionar si se pueden crear temas nuevos (desde la página Configuración del grupo).
  • Fijar temas para que aparezcan en la parte superior de la sección “Temas” (a la derecha del grupo).
  • Editar o eliminar temas que se han añadido a publicaciones del grupo.
Nota: No hay temas en los grupos entre empresas. En los grupos abiertos y cerrados en los que los temas están activados y en los que se pueden crear nuevos temas, las personas verán sugerencias de temas que etiquetar en función de los temas destacados del grupo y el contenido de su publicación. Las sugerencias de temas aparecerán en el idioma de la persona que publica el contenido.
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Noticias
Como administrador de un grupo de Workplace, puedes suscribirte a actualizaciones de una variedad de editores de contenido multimedia. Asimismo, puedes configurar fuentes personalizadas de cualquier servicio que sea compatible con RSS o Atom.
Cuando el editor de contenido multimedia publique nuevo contenido, o bien cuando aparezca una nueva entrada en la fuente RSS o Atom, ese contenido se publicará en tu grupo de Workplace.
Esta función te permite usar los grupos de Workplace para mantenerte actualizado en relación con lo que sucede en tu sector o en la economía en general. Al configurar fuentes personalizadas, puedes recibir actualizaciones de otros servicios (por ejemplo, fuentes de eventos del sector, actualizaciones del blog de tu empresa o incluso notificaciones de la herramienta de compilación de tu equipo de ingenieros).
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Además de suscribirte a fuentes de contenido de uno de los editores de contenido multimedia que aparecen en nuestro directorio, puedes configurar una fuente personalizada de cualquier herramienta o servicio que sea compatible con RSS o Atom.
Para configurar una fuente personalizada:
  1. En el ordenador, haz clic en Más > Integraciones en el grupo que administras.
  2. Haz clic en Añadir lista.
  3. Pega la URL de la fuente en el cuadro URL de la lista.
  4. Workplace validará y mostrará una vista previa de las entradas recientes de la fuente.
  5. Haz clic en Crear.
  6. Tu grupo está suscrito a la fuente RSS o Atom. Cuando aparezcan nuevas entradas en esa fuente, Workplace creará publicaciones en el grupo en un plazo de unos cinco minutos.
Nota: Solo los administradores de un grupo pueden configurar fuentes personalizadas para este.
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Workplace solo puede suscribirse a fuentes RSS o Atom que estén disponibles para nuestros servidores en internet de forma pública. Si la fuente a la que te intentas suscribir está detrás de un firewall, por ejemplo, es posible que Workplace no pueda acceder y suscribirse a ella.
En este caso, te recomendamos que te pongas en contacto con tu proveedor de servicios o con el administrador de TI, quienes pueden informarse sobre cómo hacer que sus fuentes RSS o Atom estén accesibles para los servidores de Workplace. Por ejemplo, es posible que puedan hacer que sus fuentes sean accesibles si te proporcionan una URL a una fuente que incluya un identificador de acceso como parámetro.
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Workplace busca actualizaciones de fuentes personalizadas aproximadamente cada cinco minutos.
Si Workplace encuentra una nueva publicación en una fuente RSS o Atom, la publica en el grupo. La hora de publicación será la que aparezca en la fuente RSS o Atom (de haberla), en lugar de la hora a la que Workplace la ha encontrado.
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Workplace te permite configurar suscripciones a fuentes de una variedad de editores de contenido multimedia. Si estos editores publican nuevo contenido, se publicará en el grupo en el que se haya configurado esta fuente.
Para suscribirse al contenido de un editor de contenido multimedia:
  1. En el ordenador, haz clic en Más > Integraciones en el grupo que administras.
  2. Haz clic en el logotipo del editor de contenido multimedia a cuya fuente te quieras suscribir.
  3. La mayoría de editores de contenido multimedia tienen diferentes fuentes. Selecciona aquellas a las que te quieras suscribir. Puedes seleccionar varias.
  4. Haz clic en Añadir.
  5. Tu grupo ya está suscrito a la fuente del editor de contenido multimedia. Cuando se publique nuevo contenido, Workplace lo publicará en tu grupo en un plazo de unos cinco minutos.
Nota: Solo los administradores de un grupo pueden configurar fuentes para este.
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Para cancelar la suscripción al contenido de un editor o una fuente RSS personalizada:
  1. En el ordenador, ve a la pestaña Integraciones del grupo que administres. Verás la sección Integraciones activadas, en la que se incluyen las fuentes a las que está suscrito el grupo.
  2. Haz clic en la fuente de la que quieras cancelar la suscripción. Aparecerá un cuadro de diálogo.
  3. En este, haz clic en Eliminar. Se eliminará la fuente.
Nota:
  • Si cancelas la suscripción a una fuente, solo impedirás que se compartan nuevas publicaciones en el grupo. Aquellas publicaciones de la fuente que ya se habían compartido antes de cancelar la suscripción permanecerán en el grupo.
  • Solo los administradores de un grupo de Workplace pueden suscribirse o cancelar la suscripción a contenido de editores de contenido multimedia o fuentes RSS personalizadas.
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Puede que haya varios motivos por los que Workplace no puede validar la fuente:
  1. Puede que la fuente no tenga un formato correcto. Puedes comprobar si una fuente RSS tiene el formato correcto mediante el servicio de validación de fuentes de W3C: https://validator.w3.org/feed/.
  2. Es posible que los servidores de Workplace no puedan acceder a la fuente. Por ejemplo, puede que la URL que has escrito esté detrás de un firewall. Workplace solo puede suscribirse a fuentes RSS a las que puedan acceder nuestros servidores.
Ten en cuenta que Workplace solo puede suscribirse a una fuente RSS después de que se haya validado.
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Sí. Workplace te permite suscribirte a fuentes en formato RSS y Atom.
Obtén más información sobre cómo configurar una fuente personalizada en Workplace.
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Archivos y fotos
Debes ser administrador de un grupo de Workplace y haber iniciado sesión en Workplace en el ordenador para vincular una carpeta de un servicio de almacenamiento en la nube con un grupo.
  1. Haz clic en Más > Integraciones en el grupo.
  2. Selecciona el servicio de almacenamiento en la nube que contenga la carpeta que quieras vincular con tu grupo de Workplace.
  3. Nota: Si tu organización usa Workplace Advanced, solo verás los servicios de almacenamiento en la nube que haya activado tu administrador.
  4. Si no has conectado tu cuenta con el servicio de almacenamiento en la nube anteriormente, se te pedirá que lo hagas. A continuación, verás un cuadro de diálogo que te permitirá navegar por las carpetas del servicio de almacenamiento en la nube.
  5. Ve a la carpeta que quieras vincular con tu grupo de Workplace. Cuando acabes, haz clic en Seleccionar.
  6. En el cuadro de diálogo “Vincular carpeta”, haz clic en Vincular carpeta.
  7. Se te redirigirá a la pestaña Archivos de tu grupo, donde verás la carpeta vinculada y todos los archivos que contiene.
Ten en cuenta que, al vincular una carpeta, se fijará el enlace en la parte superior del grupo y la conversación a la derecha del grupo. No se proporcionará acceso a la carpeta a los miembros actuales ni futuros del grupo. Tendrás que añadir de forma manual a los nuevos miembros directamente a la carpeta en el servicio de almacenamiento en la nube para concederles acceso.
Subida de archivos desde Microsoft Sharepoint y OneDrive en Internet Explorer y Microsoft Edge
Para subir archivos de Microsoft Sharepoint y OneDrive en Internet Explorer y Microsoft Edge, primero tendrás que añadir el dominio de Sharepoint como Sitio de confianza, ya que la configuración de la privacidad y la seguridad del navegador restringe ciertos sitios web e impide la posibilidad de subir archivos.
Puedes comunicar esta modificación a tu comunidad como parte de un editor de administración de directivas de grupo, tal y como lo recomienda Microsoft.
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Crear un documento en un grupo:
  1. En el grupo, haz clic en Crear documento.
  2. Asigna un título al documento. Mientras escribes el documento, haz clic en para darle formato.
  3. Haz clic en Guardar.
  4. Para cerrar el documento, haz clic en la x situada en la parte superior derecha.
Ten en cuenta que todos los miembros del grupo pueden ver y editar los documentos de dicho grupo. Si no deseas que otros miembros del grupo editen el documento, desplázate hacia la parte inferior y desmarca Permitir a los miembros del grupo editar este documento.
Nota: Puedes acceder a los documentos del grupo guardados que aún no has publicado si haces clic en Archivos en la parte superior del grupo.
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Grupos vinculados
La información que contiene este artículo solo se aplica a los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
Los grupos vinculados conforman listas recomendadas de grupos que seleccionan los administradores de estos. Para ver la lista de grupos recomendados, ve a tu grupo, haz clic en Más y, a continuación, en Información.
Para recomendar un grupo:
  1. En tu grupo, haz clic en en la parte superior derecha.
  2. Haz clic en Opciones de administración.
  3. Desplázate hacia abajo y haz clic en junto a Grupos recomendados.
  4. Elige un grupo que quieras recomendar y haz clic en Recomendar.
  5. Obtén más información sobre cómo administrar grupos en Workplace.
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La información que contiene este artículo solo se aplica a los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
No. Los miembros pueden enviar una solicitud para unirse a cualquier grupo recomendado al que aún no pertenezcan, al igual que lo harían con cualquier otro grupo.
Los grupos vinculados conforman listas recomendadas de grupos que seleccionan los administradores de estos. Para ver la lista de grupos recomendados, ve a tu grupo, haz clic en Más y, a continuación, haz clic en Información.
Obtén más información sobre cómo administrar grupos en Workplace.
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La información que contiene este artículo solo se aplica a los usuarios de Workplace Essential y Workplace Advanced.
No. El contenido solo se mostrará en el grupo donde lo publiques.
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