Cinco consejos para
organizar eventos virtuales

Los videoencuentros, los chats individuales y los grupos online son excelentes opciones para que los equipos remotos se mantengan conectados, pero ¿cómo reemplazas un evento presencial?


Destinatarios Superiores con personal a cargo |Tiempo 4 min |Fecha de publicación 24 de marzo de 2020

Cinco consejos para organizar eventos virtualesCinco consejos para organizar eventos virtuales

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Los videoencuentros, los chats individuales y los grupos online son excelentes opciones para que los equipos remotos se mantengan conectados, pero ¿cómo reemplazas un evento presencial?

Los eventos virtuales, a pesar de ser diferentes de los eventos en vivo, permiten que todos se sientan conectados, pese a la distancia. Usa las llamadas de voz y de video para organizar reuniones con personas de diferentes zonas horarias y ubicaciones.

Puede ser una excelente forma de mantener a las personas conectadas o lograr que conozcan herramientas, productos y procesos nuevos sin salir de sus casas. Lee estos cinco consejos sobre cómo organizar tu propio evento virtual.

Planifica con antelación y elige un tema específico

Planifica con antelación el tema, los objetivos y los resultados que esperas para el evento virtual. Tener en cuenta un tema específico (así como los objetivos por los que organizas el evento) es esencial para todos los que se reúnen y participan. Una de las principales atracciones por la que las personas participan de un evento virtual es para obtener más datos de los que leen en un artículo o una guía. Diseña un evento que brinde a los participantes más detalles sobre la demo del producto o el tema. Elige un tema específico, significativo y con una intención clara si quieres captar la atención y conseguir registros.

Elige el formato adecuado

Según el tema, el evento virtual se puede organizar de varias maneras para adaptarlo a las necesidades de tu público. Desde webinars hasta demos en vivo o sesiones de preguntas y respuestas, elige un formato que brinde oportunidades significativas al público para aprender e interactuar. Ten en cuenta el tamaño del público. Estos son algunos formatos que debes considerar:

  • Streaming en vivo: este formato comunitario puede ser ideal para interactuar con públicos de todos los tamaños, especialmente, si quieres realizar una sesión de preguntas y respuestas en vivo. Esto atrae a los espectadores remotos que no quieren perderse la posibilidad de realizar preguntas.
  • Eventos en vivo simulados: se trata de un webinar grabado con interacción en vivo en el que puedes grabar previamente un video o una presentación, pero puedes interactuar con el público el día de la transmisión del evento. Una biblioteca seleccionada de videos a pedido grabados previamente también es excelente para interactuar con los públicos, a pesar de sus ajetreados calendarios, para que puedan verlos cuando puedan.
  • Presentaciones animadas: si buscas una forma creativa para reducir costos de producción, puedes animar tu contenido con opciones de software de presentaciones animadas (como Prezi, Biteable y PlayPlay). Puede ser una forma divertida de interactuar con el público y formarlo, y al mismo tiempo cuidar tu presupuesto.
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Piensa más allá de lo tradicional

Lo mejor sobre los eventos virtuales es que puedes olvidarte de las "reglas". Da rienda suelta a tu imaginación. Mientras que los eventos presenciales habitualmente tienen que durar solo un día o dos, los eventos virtuales pueden tener una mayor duración, lo que ayuda a las personas a retener la información y te da la oportunidad de consolidar tu comunidad. Puedes organizar sesiones interactivas para atraer a las personas, como realizar preguntas para que el público esté activo y participe.

En el caso de los eventos con un organizador o un orador principal, asegúrate de que lo hayan hecho antes y que se sientan cómodos al hablar frente a una cámara. Los oradores marcarán el tono y serán clave para el éxito de un evento. Alguien conocido atraerá a las personas, pero un gran presentador las mantendrá entretenidas. Si tienes que elegir, opta por un gran presentador. Y no temas combinar estas opciones. Por ejemplo, un presentador con experiencia puede encargarse de la introducción, luego el orador puede continuar con la presentación y, por último, el presentador puede brindar un resumen. También puedes pedirle a un gran presentador que anime la sesión con un evento tipo preguntas y respuestas.

Consigue que el evento sea breve y atractivo

Ya sea que el público tenga 10 o 500 personas, los participantes empezarán a dejar de prestar atención después de solo 10 minutos si el presentador es el mismo o si el contenido es aburrido. Si el evento es largo, divídelo con cuestionarios, encuestas y actividades interactivas que mantendrán al público activo durante toda la sesión. Asegúrate de dejar suficiente tiempo para responder todas las preguntas de los asistentes y, lo más importante, no le hables al público, interactúa con él. Realiza preguntas que guíen a las personas a donde quieren llegar.

Cuenta con ayuda disponible

Aunque dediques mucho tiempo a prepararte, es posible que algo no salga como esperabas y, a menudo, sucede. Piensa en tener ayuda disponible en caso de que tengas alguna dificultad técnica, que tengas demoras o que un presentador no aparezca. Cuenta con un plan de respaldo para garantizar el éxito de los eventos remotos.

Por suerte, las personas ya están acostumbradas a usar muchas de las tecnologías que facilitan la organización de los eventos virtuales, pero eso no significa que todos se sientan cómodos con ellas. Estos son algunos consejos para asegurarte de que los participantes cuenten con la ayuda que necesitan antes del evento y durante este.

  • Pídele a un equipo de atención al cliente o de servicio de ayuda que esté disponible por chat o teléfono antes del evento y durante este.
  • Ponte en contacto con los participantes antes del evento para brindar los detalles sobre horarios de inicio, dónde ingresar para acceder al evento, datos de inicio de sesión o contraseñas, con quién contactarse para recibir asistencia técnica y cuándo pueden acceder a las grabaciones después del evento.
  • Muestra los enlaces de navegación a información clave en lugares fáciles de ver en la interfaz y el sitio del evento.

Asegúrate de que las reuniones tengan un objetivo y una agenda claros, y de enviar los recursos de lectura previa con antelación.

 

 

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