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Administración de cuentas

Descubre cómo puedes crear, actualizar y desactivar las cuentas del usuario en Workplace.

Contenido

Información general

Información general

Si no quieres administrar a las personas de a una, puedes crear, invitar, actualizar y desactivar personas con una hoja de cálculo (csv o xlsx). De esta forma, podrás administrar varias cuentas de manera rápida y al mismo tiempo.

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Te recomendamos administrar hasta 5.000 personas por vez. Tendrás que crear varias hojas de cálculo si quieres administrar más de 5.000 personas al mismo tiempo.

Si tu empresa usa un proveedor de identidad compatible, deberías usar la administración automática de cuentas para aprovisionar, actualizar y desactivar cuentas en tu nombre conforme los empleados se unan a tu empresa y la abandonen. Este enfoque es el recomendado, ya que es importante asegurarse de que se desactivan automáticamente las cuentas a medida que las personas abandonen tu empresa.

Administración masiva de cuentas

Creación de varias cuentas

Creación de varias cuentas

Para crear varias cuentas de manera masiva, inicia sesión como administrador con el permiso para agregar y eliminar cuentas asignado. Una vez que inicies sesión como administrador con este permiso, puedes realizar estos pasos para crear cuentas de forma masiva:

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Ve al panel para administradores y accede a la sección Personas.

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Haz clic en el botón + Agregar personas.

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Haz clic en la opción Agregar personas.

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En la sección Agregar manualmente, haz clic en el botón Importar archivo.

Haz clic en el botón Descargar plantilla para agregar personas a una plantilla de hoja de cálculo con las siguientes columnas:

Email, Employee ID, First name, Last name, Job Title, Department, Division, Organization, Phone Number, Location, Locale, Manager Email, Manager Employee ID, Login Method, Start Date
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Tendrás que ingresar un identificador de empleado en lugar de una dirección de correo electrónico si quieres crear una cuenta sin correo electrónico. Si el superior es un empleado sin correo electrónico, tendrás que asignar el identificador de empleado del superior en lugar de su correo electrónico.

Una vez que se creó la hoja de cálculo, puedes seguir creando las cuentas siguiendo estos pasos:

1
Haz clic en el botón Importar archivo.

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Selecciona la hoja de cálculo que creaste en el navegador de archivos.

3
Selecciona el idioma que quieres asignar a los usuarios.

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Haz clic en el botón Definir idioma.

Una vez que se importe la hoja de cálculo, obtendrás información general sobre las cuentas que no son válidas, las que están incompletas y las que son válidas.

  • Cuentas no válidas: son las cuentas a las que les falta información o que contienen datos no válidos. No se crearán en Workplace.
  • Cuentas incompletas: se crearán en Workplace, pero les faltará información necesaria para crear un perfil de Workplace completo.
  • Cuentas válidas: son las cuentas que contienen información relevante para crear un perfil de Workplace completo.

Una vez que está todo listo para finalizar la creación de la cuenta, puedes seguir estos pasos:

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Haz clic en el botón Guardar cambios.

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Decide si quieres invitar a los usuarios inmediatamente (Invitar) o si quieres invitarlos más tarde (Invitar cuando esté todo listo).

3
Ahora se crearán las cuentas en Workplace. Si elegiste Invitar, las invitaciones se enviarán a las cuentas que tengan direcciones de correo electrónico.
Actualización de varias cuentas

Actualización de varias cuentas

Para actualizar varias cuentas de manera masiva, inicia sesión como administrador con el permiso para agregar y eliminar cuentas asignado. Una vez que inicies sesión como administrador con este permiso, puedes realizar estos pasos para actualizar cuentas de forma masiva:

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Ve al panel para administradores y accede a la sección Personas.

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Haz clic en el botón Editar personas.

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Haz clic en el botón Descargar archivo y espera hasta recibir un correo electrónico que te permitirá exportar todas las cuentas.

Una vez que hayas descargado el archivo, puedes abrirlo en Excel o en otro editor de hojas de cálculo. Actualiza las cuentas que quieres editar y guarda la hoja de cálculo como un archivo csv o xlsx.

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Haz clic en el botón Importar cambios.

2
Cuando hayas importado el archivo, verás información general sobre todos los cambios que se aplicaron, además del estado de la cuenta (no válida, incompleta, válida).

3
Si la información actualizada es correcta, puedes hacer clic en el botón Guardar cambios para actualizar las cuentas.
Desactivación de varias cuentas

Desactivación de varias cuentas

Para desactivar varias cuentas de manera masiva, inicia sesión como administrador con el permiso para agregar y eliminar cuentas asignado. Una vez que inicies sesión como administrador con este permiso, puedes realizar estos pasos para desactivar las cuentas de forma masiva:

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Ve al panel para administradores y accede a la sección Personas.

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Haz clic en el botón ...

3
Haz clic en la opción Desactivar varias personas.

Tendrás que tener una hoja de cálculo (csv) preparada con un encabezado Email o Employee ID y una lista con las direcciones de correo electrónico o los identificadores de empleados que quieras desactivar. Una vez que hayas creado la lista, podrás completar el proceso de desactivación masiva siguiendo estos pasos:

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Haz clic en el botón Subir CSV.

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Selecciona la lista de direcciones de correo electrónico o identificadores de empleados que quieras desactivar.

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Haz clic en el botón Guardar cambios.

4
Ahora las cuentas deberían estar desactivadas.