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Administración de cuentas

Descubre cómo puedes crear, actualizar y desactivar las cuentas del usuario en Workplace.

Contenido

Información general

Información general

Workplace se creó para darle voz a cada persona de tu organización, ya sea que trabaje en la oficina central o en la fábrica. Como sabemos que no todos los empleados de una empresa tienen dirección de correo electrónico, creamos códigos de acceso. Con los códigos de acceso, los empleados pueden activar sus cuentas sin una dirección de correo electrónico de la empresa.

Activación de cuentas sin correo electrónico

Activación de cuentas sin correo electrónico

Antes de crear usuarios sin correo electrónico, tendrás que activar esta función en tu entorno de Workplace. Puedes seguir estos pasos para activar la creación de cuentas sin correo electrónico:

1
Inicia sesión como administrador con el permiso para cambiar la configuración de la empresa asignado.

2
Ve al panel para administradores y accede a la sección Configuración.

3
Desplázate por la configuración de la empresa hasta que veas la opción Creación de cuentas con códigos de acceso.

4
Marca la casilla Permitir que los compañeros de trabajo que no tienen una dirección de correo electrónico inicien sesión en Workplace con un código de acceso.

5
Haz clic en el botón Guardar.
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Ahora tu cuenta debería poder crear usuarios sin correo electrónico una vez que cierres sesión y vuelvas a iniciarla nuevamente.
Creación de una cuenta sin correo electrónico

Creación de una cuenta sin una dirección de correo electrónico

Para crear un usuario sin correo electrónico, los campos EmployeeID y Name son obligatorios. Todos los demás campos son opcionales, pero te recomendamos completar la mayor cantidad de campos posibles para crear perfiles más completos para tus empleados.

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No completes el campo de dirección de correo electrónico si quieres crear un usuario sin correo electrónico. Si completas este campo, Workplace considerará que la cuenta tiene una dirección de correo electrónico válida y no se generará un código de acceso para ella.

Sigue los pasos a continuación para crear una cuenta sin correo electrónico:

1
Inicia sesión como administrador con el permiso para agregar y eliminar cuentas asignado.

2
Ve al panel para administradores y accede a la sección Personas.

3
Haz clic en el botón + Agregar personas.

4
Selecciona la opción Agregar persona.

5
Ingresa el nombre y el apellido en el campo Nombre.

6
Ingresa el Identificador de empleado (puede tener cualquier formato, excepto el de correo electrónico).

7
Cambia la autenticación a Contraseña si la opción predeterminada elegida es SSO.

8
Haz clic en el botón Agregar.
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Los identificadores de empleado deben ser únicos para cada usuario de tu organización. De lo contrario, recibirás un error al crear el usuario.
Administración de cuentas sin correo electrónico

Administración de cuentas sin correo electrónico

Administración manual de cuentas sin correo electrónico

Puedes administrar un usuario sin correo electrónico de manera manual, de a uno por vez, de la misma manera que crearías manualmente un usuario con una dirección de correo electrónico.

Administración masiva de cuentas sin correo electrónico

Puedes administrar usuarios sin correo electrónico de forma masiva mediante una hoja de cálculo de la misma manera que administrarías usuarios con una dirección de correo electrónico de forma masiva.

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Puedes administrar de forma masiva usuarios sin correo electrónico y usuarios con una dirección de correo electrónico corporativa con la misma hoja de cálculo. Verás columnas en la plantilla para Employee Id y Manager Employee Id.

Administración de cuentas sin correo electrónico con la API de administración de cuentas

Puedes administrar usuarios sin correo electrónico con la API de administración de cuentas de la misma manera que administrarías usuarios con una dirección de correo electrónico a través de la API.

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Puedes administrar usuarios sin correo electrónico y usuarios con una dirección de correo electrónico al mismo tiempo a través de la API.
Recuperación de códigos de acceso

Recuperación de códigos de acceso

Recuperación de códigos de acceso para un usuario sin correo electrónico

Después de crear correctamente el usuario sin correo electrónico, podrás recuperar el código de acceso para ese usuario de la siguiente manera:

1
Inicia sesión como administrador con el permiso para agregar y eliminar cuentas asignado.

2
Ve al panel para administradores y accede a la sección Personas.

3
Haz clic en el icono ... al lado del usuario sin correo electrónico para el que quieres recuperar el código de acceso.

4
Selecciona la opción Obtener código de acceso.

5
Copia y guarda el código de acceso de 16 dígitos de ese usuario.

Recuperación simultánea de códigos de acceso de varios usuarios sin correo electrónico

Después de crear correctamente los usuarios sin correo electrónico, podrás recuperar los códigos de acceso para ellos de la siguiente manera:

1
Inicia sesión como administrador con el permiso para agregar y eliminar cuentas asignado.

2
Ve al panel para administradores y accede a la sección Personas.

3
Filtra a los usuarios para los que quieres obtener un enlace de reclamación en la barra de búsqueda (p. ej., solo los usuarios que recibieron la invitación, pero que no reclamaron las cuentas).

4
En la barra superior, haz clic en el botón ... y selecciona Exportar información de empleados.

5
Selecciona la opción Obtener códigos de acceso.

6
Elige si quieres Enviar también los códigos de acceso a los superiores. Si eliges esta opción, se enviará un correo electrónico a los superiores con los códigos de acceso de las personas a su cargo. Elige esta opción si tienes la seguridad de que tu organigrama de Workplace está actualizado.

7
Haz clic en Enviar códigos.
Primer acceso con códigos de acceso

Primer acceso con un código

Cuando recibes un código de acceso, puedes acceder a Workplace por primera vez y reclamar tu cuenta a través de un navegador web o la app para celulares.

Para reclamar una cuenta a través de un navegador web:


2
Haz clic en Crear cuenta con tu código de acceso.

3
Ingresa tu código de acceso de 16 dígitos y haz clic en el botón Continuar.

4
Elige un nombre de usuario y establece una contraseña.

5
Marca la casilla para aceptar las condiciones.

6
Haz clic en Continuar. Se creará tu cuenta.

Para reclamar una cuenta a través de una app para celulares:

1
Abre la app de Workplace.

2
Haz clic en Crear una cuenta.

3
Haz clic en Crear cuenta con código de acceso.

4
Ingresa tu código de acceso de 16 dígitos y haz clic en Continuar.

5
Elige un nombre de usuario y establece una contraseña.

6
Marca la casilla para aceptar las condiciones.

7
Haz clic en Continuar. Se creará tu cuenta.
Restablecimiento de la contraseña

Restablecimiento de la contraseña para cuentas sin correo electrónico

Si olvidaste la contraseña, tendrás que seguir estos pasos para restablecerla:

1
Completa tu nombre de usuario en el cuadro de texto de la página de inicio de sesión. Haz clic en Continuar.

2
Haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña?.

3
Completa el nombre de usuario en el cuadro de texto.

4
Ingresa el nuevo código de acceso que te envió el administrador del sistema.

5
Establece una nueva contraseña.
Conversión de una cuenta sin correo electrónico a una cuenta con correo electrónico

Conversión de una cuenta sin correo electrónico a una cuenta con correo electrónico

Si se asigna un usuario sin correo electrónico a una dirección de correo electrónico corporativa, se puede completar el campo de correo electrónico para ese usuario. Cuando se actualice de manera correcta el campo de correo electrónico, el usuario dejará de estar conectado con códigos de acceso y se lo tratará como un usuario con una dirección de correo electrónico corporativa.

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Al convertir un usuario sin correo electrónico a un usuario con una dirección de correo electrónico corporativa, no podrás volver a convertir a ese usuario a uno sin correo electrónico.
Enlace profundo a las apps para celulares de Workplace

Enlace profundo a las apps para celulares de Workplace

Los códigos de acceso tienen un esquema de URL que te permitirá agregar un enlace profundo de una URL del código de acceso directamente a la app para celulares de Workplace. Esto significa que puedes compartir esta URL específica a través del portal web u otro mecanismo de entrega, de manera que el usuario final simplemente haga clic en un enlace que lo llevará al flujo de reclamación en la app para celulares de Workplace.

1
Crea una URL generada por el código con un formato como el siguiente:
fb-work-emailless://accesscode?access_code="[access code]"

2
Asegúrate de recuperar el código de acceso para el identificador de usuario correcto.

3
Ahora tendrás una URL como esta:
fb-work-emailless://accesscode?access_code=abcdefghijklmnop
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Puedes recuperar los códigos de acceso a través de la exportación de personas en el panel para administradores o a través de la API de administración de cuentas de Workplace.