Administrar proyectos en Workplace

Usa los grupos de Workplace como un espacio centralizado para cumplir todos los requisitos de tu proyecto.


El uso del correo electrónico en las comunicaciones de los proyectos puede tornarse confuso. La información se pierde entre las conversaciones y, en ocasiones, es difícil lograr que todos estén informados.
Eso es lo que facilitan los grupos de Workplace. Tu grupo de proyecto te permite centralizar todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto en un solo lugar. Hace que sea fácil acceder a los objetivos y los recursos clave del proyecto, a fin de que tú y tu equipo siempre los tengan presentes. Además, con las funciones de compartir archivos, chat e ítems pendientes, entre otras, te aseguras de que todos estén al tanto del avance y de las cosas por hacer.
1. Crea un grupo de proyecto
1. Crea un grupo de proyecto
Crea un lugar centralizado para que tú y tu equipo puedan comunicarse y mantenerse al día sobre el trabajo que están realizando. En Workplace, este lugar se llama grupo de proyecto, y crearlo es muy sencillo. Para crear el grupo de tu equipo:
  1. En el panel del lado izquierdo de la sección de noticias, haz clic en Crear grupo. Es posible que primero tengas que hacer clic en Ver más.
  2. Escribe el nombre del grupo y selecciona Configuración de la privacidad. En el caso de los grupos de proyecto, recomendamos usar un grupo secreto o cerrado.
  3. Escribe los nombres de los miembros de tu equipo uno por uno para agregarlos al grupo.
  4. Asegúrate de que el chat está activado.
  5. Haz clic en Crear grupo.
Tu grupo de equipo incluye una pestaña llamada "Archivos", donde encontrarás cualquier archivo que se haya compartido en el grupo. Los grupos con 250 miembros o menos también pueden tener chat, que puedes utilizar para enviar mensajes instantáneos o realizar llamadas de audio y video.
Para obtener más información sobre los grupos, mira el siguiente video.
2. Fija una publicación
2. Fija una publicación
Escribe una publicación que describa los objetivos del proyecto, los recursos disponibles, las fechas límite y cualquier otra información importante. Fija la publicación en la parte superior de la página del grupo para que las personas puedan consultarla fácilmente.
3. Comparte archivos y colabora en ellos
3. Comparte archivos y colabora en ellos
Usa Workplace para compartir archivos y recibir comentarios de tu equipo. Ve al editor de publicaciones para agregar archivos desde tu computadora o desde la integración de intercambio de archivos que activó el administrador del sistema de tu empresa.
Si no ves las herramientas de intercambio de archivos que necesitas, consulta la pestaña "Integraciones". Si tú creaste el grupo de proyecto, eres el administrador. Ser administrador del grupo significa que puedes agregar integraciones aprobadas para que las usen los miembros de tu grupo.
No pierdas tiempo desplazándote por el feed de tu grupo para buscar el archivo que compartió un compañero de trabajo. Todos los grupos tienen una pestaña "Archivos" en la que encontrarás todos los archivos que se hayan compartido en el grupo. De ese modo, nada se pierde.
4. Mantén a todos informados
4. Mantén a todos informados
Pide a tu equipo que publique actualizaciones semanales en el grupo. Las actualizaciones semanales ayudan a mantener a todos al tanto del avance, las prioridades y los problemas pendientes que deben resolverse.
Si tienes que compartir una actualización extensa, como un informe sobre los resultados de un proyecto o las conclusiones de una investigación, prueba a crear una nota directamente en Workplace. Agrega una foto de portada para que se destaque en el feed del grupo y haz que sea un documento dinámico seleccionando "Permitir a los miembros del grupo editar este documento".
5. Usa Workplace Chat para comunicarte
5. Usa Workplace Chat para comunicarte
El chat es la mejor opción si necesitas obtener una respuesta rápida o simplemente quieres entablar una conversación informal con tu equipo. Puedes iniciar un chat con cualquier persona o grupo de personas y compartir archivos, fotos, videos, GIF y más. También puedes hacer una breve llamada de audio o de video para agilizar la toma de decisiones. Mira el siguiente video para ver un resumen rápido de lo que se puede hacer con el chat.
Asegúrate de que las personas a tu cargo sepan cuándo usar el chat y cuándo usar las publicaciones. Si observas que las personas utilizan el chat para compartir recursos importantes, anímalas a hacerlo a través de una publicación.
Estos son algunos consejos y trucos para el chat de Workplace:
4. Mantén a todos informados
6. Utiliza las videollamadas o los videos en vivo para tu reunión
Puedes iniciar una videollamada o una llamada de audio desde cualquier grupo o chat individual haciendo clic en los iconos de la esquina superior derecha de la pantalla.
Para grabar tu reunión, prueba transmitir en vivo con otros organizadores. Los videos en vivo transmitirán la reunión a tu grupo de equipo en tiempo real. Una vez que termine la transmisión, se publicará automáticamente una grabación en el grupo para que quienes se encuentren en otras zonas horarias o por cualquier otro motivo no hayan podido asistir a la reunión puedan ponerse al día más tarde.
4. Mantén a todos informados
7. Comparte notas e ítems pendientes
Después de la reunión de equipo, asegúrate de publicar las notas de la reunión y los próximos pasos en tu grupo de equipo. Puedes agregar notas en forma de texto a tu publicación y utilizar los ítems pendientes para documentar las tareas por realizarse. Puedes @mencionar a las personas en los ítems pendientes para que reciban una notificación y puedan marcar los ítems a medida que se vayan completando.