Sem Parar

Workplace proporciona intercambio, compromiso y colaboración, reflejando la posición de la empresa en el trabajo diario

Sector:

Servicios Financieros

Número de empleados:

1,800

Región:

LATAM

Con casi 20 años en las carreteras y con más de cinco millones de clientes, Sem Parar fue el primero y es considerado el mejor sistema de identificación electrónica y de pago para vehículos, según la investigación Datafolha realizada en 2019 en el estado brasileño de Sao Paulo. Está presente en centros comerciales, aparcamientos, aeropuertos, gasolineras, autolavados y en todos los peajes que aceptan el pago automático en el país. Además, Sem Parar cuenta con dos oficinas administrativas en Sao Paulo: una en Osasco y otra en la capital, donde opera la sede central de la compañía.

Con poco más de seis meses de uso por parte de la empresa, Workplace se ha convertido en una herramienta esencial, desde su implementación en octubre de 2019, mejorando los flujos de trabajo y los procesos de trabajo. Antes de la plataforma, la Comunicación Interna era tradicional, hecha por intranet, correo electrónico, televisión corporativa, revista impresa y campañas presenciales. La información era vertical, centralizada y sólo dirigida a los empleados. Fue entonces cuando, a finales del 2019, Sem Parar sufrió un cambio de identidad y posicionamiento de marca. La compañía se hizo más joven, ágil y moderna, sintiendo la necesidad de renovar también la comunicación.

Para alinearse con la nueva identidad de la empresa, faltaba un canal de comunicación moderno, más interactivo y colaborativo, que permitiera la información creada y comunicada de todos para todos. También hacía falta crear conexiones con los equipos repartidos por todo el territorio nacional. Así que la decisión de implementar Workplace fue natural. Para el equipo de comunicación de Sem Parar, ha sido siempre una referencia como la mejor plataforma del mercado, no solo por el prestigio de Facebook sino también por las indicaciones, como casos presentados en congresos y de compañeros de profesión que ya utilizaban la plataforma en sus empresas. La estrategia elegida para el lanzamiento fue la de seleccionar y capacitar a unos 50 empleados, a los que la compañía llamó de "influencers". Tenían la misión de aportar el primer contenido antes del lanzamiento oficial. Hoy en día la empresa ya cuenta con unos 2.000 empleados registrados (empleados y subcontratados), de los cuales el 67% son activos. El objetivo es llegar a más del 80% de los usuarios activos para el 2020. Por lo tanto, los que empiezan a trabajar en la empresa se les presenta la plataforma el primer día. Más que una herramienta de comunicación, Workplace se ha convertido en un canal vivo, donde se puede intercambiar información y percepción, al igual que promover el compromiso y la colaboración entre equipos.

Resultados:

67%de los empleados activos cinco meses luego de su lanzamiento

78%de estos usuarios están activos mensualmente

27publicaciones diarias en promedio, con un total de más de 3.000 publicaciones en cinco meses

Cómo Workplace ha ayudado:

De WhatsApp a WorkChat

El Vicepresidente de Clientes y Operaciones ha adoptado Workplace desde su lanzamiento. Tuvo un papel clave en la participación de toda su junta directiva, que cambió WhatsApp por WorkChat y constantemente incentivó al equipo a pensar en formas de llevar los procesos —que anteriormente se llevaban a cabo por otros medios — a Workplace, unificando el equipo. Si antes solía ser un problema encontrar a una persona en el trabajo por correo electrónico o teléfono, con Workplace ese problema se ha ido reduciendo cada vez más. Hoy en día, con unos pocos toques se puede entrar en contacto con cualquier empleado de la empresa. Además, las videollamadas realizadas por WorkChat son simples y prácticas, y contribuyen al progreso de los negocios y proyectos, como la implementación del home office, por ejemplo.

Reconocimiento, acceso ilimitado a información y novedades

En Sem Parar, Workplace se ha convertido en un lugar donde los gerentes y colegas comparten los logros y las promociones de sus equipos con toda la empresa. Este gesto genera más interacciones y anima a todos los empleados a dar a conocer sus logros y a que se reconozca el trabajo hecho. La comunicación, en general, se ha vuelto mucho más rápida, intuitiva y sencilla. Además de no tener que diagramar materias por intranet, por ejemplo, todos los empleados pueden comunicarse entre sí.

El Feed de noticias trae reconocimientos, noticias sobre proyectos “recién salidos del horno”, eventos y capacitación, entre otros temas, y promueve el encuentro de empleados de todo Brasil, sea cual sea la distancia. Y todo el contenido se encuentra en la plataforma, disponible incluso para los empleados que tienen una jornada externa. De la misma manera que el Feed, las videoconferencias en vivo permiten que todos los empleados estén cerca, que realicen un seguimiento de eventos, acciones, campañas, conferencias y mucho más desde cualquier lugar. Y a medida que el contenido se graba y se hace disponible de forma permanente, aquellos que no pueden seguir en tiempo real pueden comprobar todo el material en otro momento, o verlo de nuevo para tener nuevas percepciones. Además, las presentaciones en vivo también se utilizan en momentos de relajación. En la fiesta de fin de año, el presidente, que se encontraba en pleno tráfico, hizo una presentación en vivo desde su auto, a camino a la fiesta.

Fomentar el liderazgo y establecer conexiones

El incentivo de liderazgo es uno de los principales factores que hacen que la herramienta sea eficiente para la empresa. Como uno de los objetivos de Sem Parar es acercarse cada vez más a los equipos de campo, el papel de los coordinadores se vuelve esencial y Workplace favorece esto: en la plataforma se crean competiciones y clasificaciones establecidas de aquellos que más interactúan. Hay varios desafíos. Otro propósito es el de crear una conexión entre los empleados a través de grupos sociales y de trabajo. Workplace permite reunir a personas geográficamente distantes en un mismo lugar, pero con intereses comunes, generando integración y vinculación entre ellas. Además, los grupos de trabajo permiten una mejor alineación y supervisión en tiempo real de los procesos. La experiencia en Brasil ha sido tan positiva que el holding americano del que forma parte Sem Parar, FLEETCOR, ha manifestado interés en adoptar la plataforma también.

Opinión que importa

Debido a su útil funcionalidad para recopilar rápidamente datos sobre las opiniones de los empleados, la herramienta de Encuesta permite que el colaborador vea la fuerza de su opinión en las decisiones de la empresa. Para la fiesta de fin de año del 2019, por ejemplo, la función fue utilizada para el "concurso de playlists". Los empleados enviaron indicaciones de canciones que no podían faltar en la fiesta y las cinco listas más votadas fueron tocadas en el evento, con derecho a que el autor de la lista subiera al escenario.

Espacio para la creación con derecho a machine learning

Con Workplace, se abrió un espacio para la creación de bots, elaborados "en casa", por los propios equipos de Sem Parar, con el fin de facilitar aún más los procesos de trabajo. El primer bot ya está listo y está en proceso de ajuste. Se trata del bot Beto, que tiene machine learning, es decir que aprende por sí solo, y da indicadores de la zona. Con esto, ya no hay necesidad de preguntarles a los colegas humanos que, a su vez, están libres para enfocarse en otras tareas. Y ya existen más bots siendo creados, en otras áreas. En RRHH, por ejemplo, la idea es tener uno que responda a las preguntas relacionadas a cuestiones cotidianas y, con ello, reducir el número de llamadas telefónicas dirigidas al sector. Es mucho más eficiente que simplemente tener una lista de preguntas frecuentes.

"La herramienta es increíble, ya que hace que la comunicación sea fluida y en línea. Además, son los empleados los que producen gran parte del contenido que ellos consideran relevante para sí mismos, lo que continuamente impulsa el compromiso y alimenta las mejores prácticas de uso de Workplace. "

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Maria Eduarda Bochner

Directora de Gestión de Personas de Sem Parar

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