Guía para administradores del grupo

Consulta consejos y prácticas recomendadas que te pueden resultar útiles para empezar.

Si alguna vez creaste un grupo en Workplace, eres oficialmente un administrador del grupo. Ser administrador del grupo significa que eres responsable de la configuración, la seguridad y la supervisión del contenido del grupo que creaste. En esta guía te explicaremos cómo administrar tus grupos de Workplace para que puedas trabajar mejor en equipo.

1. Detalles del grupo

1. Detalles del grupo

Privacidad:

Tendrás diferentes consideraciones sobre privacidad en función del tipo de grupo que administres. Workplace tiene tres configuraciones de privacidad para los grupos:

  • Abierto: cualquiera puede ver el grupo, sus miembros y sus publicaciones.
  • Cerrado: cualquiera puede ver el grupo y quiénes están en él, pero solo los miembros pueden ver las publicaciones.
  • Secreto: solo los miembros pueden encontrar el grupo, ver quiénes están en él y ver las publicaciones.

Los grupos de anuncios suelen permanecer abiertos para que las personas no se pierdan información importante. Los grupos de equipos y proyectos suelen ser cerrados o secretos para que solo las personas relevantes puedan contribuir y ver las publicaciones. Consulta la siguiente tabla para hacerte una idea de cómo estructurar tus grupos y la configuración de privacidad.


Organigrama de creación de grupos

Administradores del grupo:

Asegúrate de asignar el rol de administrador del grupo a uno o más miembros. Esto garantiza que una persona pueda moderar el grupo mientras tú no estás.

Nombre del grupo:

Para que tu grupo sea fácil de buscar, asígnale un nombre intuitivo que explique claramente para qué es el grupo. Ejemplos: "Equipo de marketing", "Novedades de la empresa", "Comentarios del servicio de ayuda", "Proyecto de nuevo diseño del sitio web" o "Preguntas y respuestas de TI".

Descripción del grupo:

Agrega una descripción que indique con claridad la finalidad del grupo y quiénes deberían ser miembros.


Descripción del grupo

Agrega una foto de portada:

Las fotos de portada pueden establecer el tono del grupo. Agregar una foto de los empleados es una gran idea para los grupos de equipos, de anuncios y sociales. Consulta las dimensiones de las imágenes en la guía de tamaños para fotos de portada.


Foto de portada

2. Agregar personas

2. Agregar personas

Como administrador del grupo, puedes controlar cómo se aprueban los nuevos miembros para que se unan al grupo en la sección "Configuración del grupo" de las "Opciones para administradores".

Los grupos abiertos se configurarán automáticamente para que cualquier persona de tu organización pueda unirse sin tener que solicitar acceso. Puedes cambiar la configuración para restringir la aprobación de solicitudes de miembros únicamente a los miembros del grupo o únicamente a los administradores y moderadores del grupo. Los grupos secretos y cerrados se configurarán automáticamente para que todos los miembros puedan aprobar o invitar a usuarios nuevos. Puedes modificar esa configuración para que solo los administradores y moderadores puedan aprobar a las personas nuevas.


Aprobación de solicitudes de miembros

Preaprobación de solicitudes de miembros:

Ahorra tiempo aprobando automáticamente las solicitudes de miembros de personas de tus otros grupos. Si eres el administrador de un grupo de proyecto, aprueba previamente el grupo del equipo para que todos los miembros puedan unirse fácilmente.

Los administradores del sistema también pueden asignar personas a los grupos mediante los conjuntos de personas. Consulta la Guía para administradores si quieres obtener más información sobre los conjuntos de personas.

Administrar las solicitudes de miembros:

Si tu grupo es cerrado, recibirás una notificación cuando alguien solicite unirse a él. Usa estas notificaciones para aprobar solicitudes de miembros. También puedes acceder a las solicitudes de miembros desde la sección "Moderar grupo" de las "Opciones para administradores".

Puedes desactivar las notificaciones de las solicitudes de miembros, pero no te recomendamos hacerlo. Si desactivas estas notificaciones, puedes pasar por alto solicitudes de miembros y las personas tendrán que esperar más tiempo para unirse al grupo. En caso de que decidas desactivarlas, podrás seguir administrando las solicitudes desde la página del grupo.

3. Configurar integraciones

3. Configurar integraciones

Como administrador del grupo, también puedes agregar integraciones para que las usen los miembros de tu grupo. Las integraciones de intercambio de archivos son ideales para cualquier grupo, pero son especialmente importantes para los grupos de equipos, proyectos y comentarios interfuncionales. Las integraciones de intercambio de archivos te ayudan a mostrar en qué estás trabajando y son ideales para recopilar comentarios de otras personas.

Las integraciones de medios son ideales para los grupos de debate. Permiten que las personas compartan fácilmente noticias interesantes e interactúen con los demás.


Integraciones

4. Administrar contenido

4. Administrar contenido

Aprobación de publicaciones:

Según el tipo de grupo que administres, tal vez quieras limitar quién puede publicar o exigir que las publicaciones sean aprobadas por un administrador. Los grupos de comunicados y los grupos como "Recomendaciones de los ejecutivos", por ejemplo, suelen limitar la capacidad de publicación para que solo aparezca la información importante y relevante.

Contenido reportado:

Como administrador del grupo, es tu responsabilidad administrar el contenido reportado por los miembros. Cuando los miembros reportan publicaciones, elementos de historias y comentarios, estos aparecen en la sección "Moderar grupo" de "Opciones para administradores". Puedes conservar o eliminar publicaciones y elementos de historias, así como silenciar, eliminar o bloquear a los miembros que los publicaron.

Temas de publicaciones:

Activa los temas de publicaciones en la configuración de tus grupos y agrega temas relevantes para ellos. También puedes permitir que los miembros del grupo creen sus propios temas del grupo. Esto les brinda la posibilidad de agregar temas a sus publicaciones. Los temas del grupo te ayudan a organizar debates en la página de tu grupo y les permite a los miembros navegar fácilmente al contenido que buscan. Una vez creados los temas del grupo, los miembros pueden encontrarlos en el menú de la derecha de la página del grupo (en computadoras de escritorio) o en la parte superior (en celulares). Podrán seleccionar temas específicos y ver todo el contenido etiquetado en relación con esos temas.

5. Estadísticas del grupo

5. Estadísticas del grupo

Las estadísticas del grupo ofrecen tres paneles interactivos que puedes usar para supervisar la interacción. También se puede descargar cada reporte, para ver con mayor detalle cómo están usando el grupo los miembros.

  1. Detalles sobre el crecimiento: registra el aumento del número de miembros y las solicitudes para convertirse en miembro.
  2. Detalles sobre la interacción: permite medir las publicaciones, los comentarios y las reacciones durante un período específico, y ver los días y las horas más populares en que interactúan los miembros. También permite revisar las publicaciones destacadas del grupo.
  3. Detalles sobre los miembros: permite identificar a los colaboradores destacados.

Usa estos datos para identificar fácilmente a tus principales colaboradores y conectarte con ellos, o para programar publicaciones ejecutivas importantes en los días y horarios de máxima actividad. Dado que la creación de informes está disponible hasta 60 días, podrás hacer un seguimiento del impacto de tus acciones y averiguar qué funciona mejor.


Estadísticas del grupo

6. Archivar grupos

6. Archivar grupos

Archiva tu grupo cuando ya no sea relevante o ya no esté en uso. Archivar grupos garantiza que la búsqueda sea más ordenada y los empleados puedan encontrar fácilmente los grupos activos que necesitan. Una vez archivado el grupo, sus miembros seguirán teniendo acceso a todo el contenido de la página.


Estadísticas del grupo

Más recursos útiles

Más recursos útiles

  • Guía para usuarios nuevos: todo lo que necesitas saber para empezar como usuario nuevo de Workplace.
  • Academia Workplace: accede a capacitaciones interactivas en vivo, cursos que puedes hacer a tu ritmo, videos de aprendizaje y mucho más en la nueva Academia Workplace.
  • Maneras de trabajar: obtén más información sobre cómo proporcionar herramientas a los flujos de trabajo existentes mediante Workplace.
  • Servicio de ayuda: instrucciones detalladas y respuestas a preguntas frecuentes.
  • Comunidades de Workplace: únete para obtener estadísticas de otras organizaciones que usan Workplace.


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