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La nueva guía del usuario de Workplace

La nueva guía del usuario de Workplace

Seis pasos para configurar Workplace y empezar a trabajar


¿Eres nuevo en Workplace y no sabes por dónde empezar? Entonces, estás en el lugar correcto.
Workplace puede ayudarte a colaborar con tu equipo, conocer las novedades de la empresa, estar al día en relación con el trabajo que realizan otros equipos y departamentos y conectarte con más personas en tu empresa. Sabemos que parece complicado, pero, en realidad, Workplace es bastante sencillo. En esta guía, te explicaremos cómo hacer lo siguiente:
  • Activar tu perfil
  • Descargar las apps de Workplace y Workplace Chat
  • Configurar tu perfil
  • Crear grupos, unirte a grupos y conectarte en ellos
  • Comunicarte con tus compañeros de trabajo a través del chat
  • Administrar tus notificaciones
1. Activar tu perfil

1. Activar tu perfil

Activación desde el correo electrónico
Si tienes una dirección de correo electrónico de la empresa, busca el mensaje en el que se te invita a unirte a Workplace. Haz clic en el enlace y sigue las instrucciones para activar tu perfil. También puedes descargar las instrucciones para activar tu perfil aquí.
Activación con un código de acceso
Si no tienes un correo electrónico de la empresa, es probable que tu empleador te haya proporcionado un código de acceso. Sigue estas instrucciones para activar tu perfil:
  1. Ve al sitio web Workplace.com y haz clic en Iniciar sesión en la esquina superior derecha. Si accedes desde el celular, selecciona "Iniciar sesión" en el menú de la parte superior derecha.
  2. Selecciona Crear cuenta con código de acceso.
  3. Ingresa tu código de acceso.
  4. Configura tu nombre de usuario y crea una contraseña única.
  5. Únete a grupos y sigue a tus colegas.
Es posible que tu organización tenga varias comunidades de Workplace a las que puedes unirte. Tendrás un perfil único para cada una y deberás activarlas por separado.
2. Apps para celulares

2. Apps para celulares

Con las apps para celulares de Workplace y Workplace Chat, podrás mantenerte conectado con tu equipo dentro y fuera de la oficina. Descarga las apps de la Apple App Store y Google Play Store para no perderte ninguna novedad importante.
iOS:
Android:
3. Tu perfil de Workplace

3. Tu perfil de Workplace

Al configurar tu perfil, ayudas a tus compañeros de trabajo a encontrar con más facilidad con quién deben hablar cuando tienen preguntas importantes. Agrega una foto profesional para que las personas puedan poner un rostro al nombre y tus aptitudes para aumentar tu visibilidad y destacar tus fortalezas. Agrega una breve presentación para que tus compañeros de trabajo sepan un poco más sobre ti.
A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se vería tu perfil:
A Workplace profile page shown on desktop4. Grupos de Workplace

4. Grupos de Workplace

Los grupos son el componente básico de Workplace. Son espacios de comunicación y colaboración que te ayudan a mantenerte informado y conectado. Mira el siguiente video para obtener un resumen general de los grupos de Workplace:
¿Quieres compartir este video en una publicación de Workplace? Puedes descargarlo aquí.
Es posible que ya te hayan agregado a algunos grupos. Puedes ver algunos de esos grupos en el menú de inicio:
Groups highlighted in side nav
Para ver todos los grupos de los que eres miembro, ve al menú de Inicio y haz clic en Ver más. Luego, haz clic en Grupos.
Crear grupos
Cualquier persona puede crear un grupo de Workplace. Sin embargo, antes de crear un grupo, debes buscar si ese grupo ya existe. Si ya existe, puedes unirte. De lo contrario, puedes crearlo. Al crear grupos, debes tener en cuenta varios aspectos:
El propósito del grupo:
Por lo general, los grupos de Workplace se crean con propósitos como los siguientes:
  • Difundir las novedades de las empresas a nivel general, regional o local.
  • Difundir las novedades sobre nuevos lanzamientos, campañas de marketing, ventas exitosas, etc.
  • Facilitar el trabajo en equipo y la colaboración.
  • Habilitar la comunicación entre un superior y un subordinado directo.
  • Facilitar la comunicación social, es decir, ayudarte a conectarte con tus compañeros de trabajo en torno a intereses y experiencias compartidos.
La configuración de privacidad
Hay tres configuraciones de privacidad diferentes para los grupos de Workplace:
  1. Grupos abiertos: cualquier persona puede encontrar un grupo abierto, unirse y ver las publicaciones.
  2. Grupos cerrados: cualquier persona puede encontrar un grupo cerrado, pero solo los miembros pueden ver las publicaciones.
  3. Grupos secretos: para unirse a un grupo secreto, es necesario recibir una invitación. Los no miembros no pueden encontrar los grupos secretos ni ver las publicaciones.
Ten en cuenta que el administrador del sistema de tu organización puede ver todos los grupos, incluidos los secretos.
Esta tabla puede darte una idea de cuáles son las configuraciones de privacidad que funcionan mejor para cada tipo de grupo:
Table with groups listed by purpose, privacy setting and examples of group names
¿Tienes más preguntas? Consulta Group Mastery 101, una capacitación que puedes realizar a tu ritmo y abarca todos los detalles sobre el funcionamiento de los grupos de Workplace.
Comunicación en los grupos
Las publicaciones representan la principal forma de comunicación en los grupos. Las publicaciones ayudan a mantener ordenadas las conversaciones mediante comentarios, y son fáciles de encontrar incluso días, semanas o meses después. Para obtener un resumen general sobre las publicaciones de Workplace, mira el siguiente video:
¿Quieres compartir este video en una publicación de Workplace? Puedes descargarlo aquí.
Estos son algunos consejos para ayudarte a crear publicaciones más atractivas y asegurarte de que las lean:
  • Utiliza las opciones de formato de publicación para dividir los textos demasiado largos y resaltar la información importante.
  • Agrega imágenes, videos y archivos a tus publicaciones. Las personas podrán ver las vistas previas de tus archivos en tu publicación y, si agregas un PDF, podrán agregar apreciaciones y comentarios en forma de anotaciones. Además, cualquier archivo que se agregue a una publicación en un grupo se almacenará automáticamente en la pestaña "Archivos" de ese grupo, por lo que es fácil volver a encontrarlo más tarde.
  • Etiqueta a las personas para que reciban notificaciones. De esa forma te aseguras de que vean tu publicación.
  • Intenta no publicar contenido fuera del horario laboral. Es mejor que programes una publicación para el día siguiente.
  • Si tu publicación es demasiado larga, crea una nota. Con las notas, puedes insertar fotos y videos, permitir que el grupo edite el contenido y agregar una foto de portada para captar la atención de las personas.
Consulta el curso Fundamentos teóricos de la publicología para obtener más consejos y prácticas recomendadas que te ayudarán a perfeccionar tus publicaciones de Workplace.
5. Workplace Chat

5. Workplace Chat

En Workplace, la comunicación asincrónica se realiza a través de las publicaciones. Las publicaciones son la mejor opción si no necesitas una respuesta inmediata y quieres asegurarte de que la información que compartes sea fácil de encontrar más tarde. En cambio, para la comunicación sincrónica, tienes Workplace Chat. El chat es la mejor opción si necesitas obtener una respuesta rápida o simplemente quieres entablar una conversación informal con tus compañeros de trabajo.
Puedes iniciar un chat con cualquier persona o grupo de personas y compartir archivos, fotos, videos, GIF y más. También puedes hacer una breve llamada de audio o de video para agilizar la toma de decisiones. Los grupos de hasta 250 miembros también pueden tener su propio chat para facilitar la comunicación con el equipo. Para obtener un resumen general de Workplace Chat, mira el siguiente video:
¿Quieres compartir este video en una publicación de Workplace? Puedes descargarlo aquí.
Las conversaciones de chat tienen un ritmo bastante rápido. A continuación, te dejamos algunos consejos para no perder de vista lo importante:
Consulta esta guía para obtener más consejos y trucos sobre cómo trabajar con Workplace Chat.
6. Administrar tus notificaciones

6. Administrar tus notificaciones

A medida que sigas trabajando en Workplace, es probable que te unas a más grupos y, por ende, recibas más notificaciones. Sabemos que algunas son más importantes que otras. Por eso, Workplace te permite modificar fácilmente las preferencias de notificaciones y así ayudarte a estar al día con tu trabajo. Mira este video para obtener un resumen general de los consejos que se describen abajo:
¿Quieres compartir este video en una publicación de Workplace? Puedes descargarlo aquí.
Modificar la configuración de notificaciones
Haz clic en el icono de tu foto del perfil y selecciona Configuración. Luego, haz clic en Notificaciones para editar la forma en que recibes las notificaciones (en la app o por correo electrónico) y el tipo de notificaciones que recibes.
Notification settings page
Editar las notificaciones de grupos específicos
Algunos grupos, como los grupos sociales, no requieren tanta atención como los grupos para equipos y proyectos. Las notificaciones de los grupos se configuran automáticamente con la opción "Lo más destacado". Si deseas cambiar esas preferencias, puedes hacerlo de dos formas:
  1. De forma individual: en la página de cada grupo, haz clic en el botón y selecciona Notificaciones.
  2. De forma masiva: en la página Grupos, en el menú de Inicio, haz clic en Administrar grupos de forma masiva.
Managing notifications from several groups at once in the Groups page
Priorizar los grupos más importantes
Priorizar un grupo significa que cualquier notificación que recibas de ese grupo aparecerá en la parte superior de tu bandeja de entrada y que las publicaciones nuevas aparecerán en la parte superior de la sección de noticias. Obtén más información sobre cómo priorizar los grupos más importantes aquí:
Priority groups pop up
Filtrar las notificaciones
Intenta empezar el día acotando las notificaciones a "Etiquetas y respuestas". Esto ayudará a que no te pierdas las publicaciones en las que te mencionaron específicamente, ni ninguna pregunta o comentario sobre una publicación o comentario que hayas hecho. Luego, cambia el filtro a "No leídas" para enterarte del resto.
Notifiication filters pop up
Para obtener más información sobre cómo administrar tus notificaciones de Workplace, lee esta guía.
Más recursos

Más recursos

  • Para obtener información sobre toda la ayuda y los recursos educativos de Workplace que tienes a tu disposición, consulta esta guía.
  • Visita la Academia Workplace para obtener experiencias de aprendizaje interactivas como capacitaciones en vivo, demostraciones de productos, cursos que puedes hacer a tu ritmo y más.
  • Consulta la sección Maneras de trabajar si quieres descubrir más formas de usar Workplace en tu trabajo.
  • Únete a las comunidades de Workplace para obtener información útil de otras organizaciones que usan Workplace.