Nueva guía del usuario

Una guía para comenzar a usar Workplace de la mejor manera.

¿Eres nuevo en Workplace y no sabes por dónde empezar? Entonces, estás en el lugar correcto.

Workplace puede ayudarte a colaborar con tu equipo, conocer las novedades de la empresa, estar al día en relación con el trabajo que realizan otros equipos y departamentos y conectarte con más personas en tu empresa. Sabemos que parece mucho, pero, en realidad, Workplace es bastante sencillo. En esta guía, te explicaremos cómo hacer lo siguiente:

  • Activar tu perfil
  • Descargar las apps de Workplace y Workplace Chat
  • Configurar tu perfil
  • Crear grupos, unirte a grupos y conectarte en ellos
  • Comunicarte con tus compañeros de trabajo a través del chat
  • Administrar tus notificaciones

1. Activar tu perfil

1. Activar tu perfil

Activación desde el correo electrónico

Si tienes una dirección de correo electrónico de la empresa, busca el mensaje en el que se te invita a unirte a Workplace. Haz clic en el enlace y sigue las instrucciones para activar tu perfil. También puedes descargar las instrucciones para activar tu perfil aquí.


Invitación por correo electrónico a Workplace

Activación con un código de acceso

Si no tienes un correo electrónico de la empresa, es probable que tu empleador te haya proporcionado un código de acceso. Sigue estas instrucciones para activar tu perfil:

  1. Ve al sitio web Workplace.com y haz clic en "Iniciar sesión" en la esquina superior derecha. Si accedes desde el celular, selecciona "Iniciar sesión" en el menú de la parte superior derecha.
  2. Selecciona "Crear cuenta con código de acceso".
  3. Ingresa tu código de acceso.
  4. Configura tu nombre de usuario y crea una contraseña única.
  5. Únete a los grupos y sigue a tus colegas.

Descarga estas instrucciones y compártelas con otras personas de tu organización.

Es posible que tu organización tenga varias comunidades de Workplace a las que puedes unirte. Tendrás un perfil único para cada una y deberás activarlas por separado.

2. Apps para celulares

2. Apps para celulares

Con las apps para celulares de Workplace y Workplace Chat, podrás mantenerte conectado con tu equipo dentro y fuera de la oficina. Descarga las apps para no perderte ninguna novedad importante.

App de Workplace:

App de Workplace Chat:

3. Tu perfil de Workplace

3. Tu perfil de Workplace

Al configurar tu perfil, ayudas a tus compañeros de trabajo a encontrar con más facilidad con quién deben hablar cuando tienen preguntas importantes. Agrega una foto profesional para que las personas puedan poner un rostro al nombre y tus aptitudes para aumentar tu visibilidad y destacar tus fortalezas. Agrega una breve presentación para que tus compañeros de trabajo sepan un poco más sobre ti.

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se vería tu perfil:

Perfil de Workplace

4. Grupos de Workplace

4. Grupos de Workplace

Los grupos son el componente básico de Workplace. Son espacios de comunicación y colaboración que te ayudan a mantenerte informado y conectado. Mira el siguiente video para obtener un resumen general de los grupos de Workplace:

¿Quieres compartir este video en una publicación de Workplace? Descárgalo aquí.

Es posible que ya te hayan agregado a algunos grupos. Puedes ver algunos de esos grupos en el menú de inicio:

Descubrimiento de grupos

Para ver todos los grupos de los que eres miembro, ve al menú de inicio y haz clic en "Ver más". Luego, haz clic en "Grupos".

Crear grupos:

Cualquier persona puede crear un grupo de Workplace. Sin embargo, antes de crear un grupo, debes buscar si ese grupo ya existe. Si ya existe, puedes unirte. De lo contrario, puedes crearlo. Al crear grupos, debes tener en cuenta dos aspectos:

El propósito del grupo

Por lo general, los grupos de Workplace se crean con propósitos como los siguientes:

  • Difundir las novedades de las empresas a nivel general, regional o local.
  • Difundir las novedades sobre nuevos lanzamientos, campañas de marketing, ventas exitosas, etc.
  • Facilitar el trabajo en equipo y la colaboración.
  • Habilitar la comunicación entre un superior y un subordinado directo.
  • Facilitar la comunicación social, es decir, ayudarte a conectarte con tus compañeros de trabajo en torno a intereses y experiencias compartidos.

Configuración de privacidad

Hay tres configuraciones de privacidad diferentes para los grupos de Workplace:

  • Grupos abiertos: cualquier persona puede encontrar un grupo abierto, unirse y ver las publicaciones.
  • Grupos cerrados: cualquier persona puede encontrar un grupo cerrado, pero solo los miembros pueden ver las publicaciones.
  • Grupos secretos: para unirse a un grupo secreto, es necesario recibir una invitación. Los no miembros no pueden encontrar los grupos secretos ni ver las publicaciones.

Ten en cuenta que el administrador del sistema de tu organización puede ver todos los grupos, incluidos los secretos.

Esta tabla puede darte una idea de cuáles son las configuraciones de privacidad que funcionan mejor para cada tipo de grupo:

Tabla con grupos ordenados por propósito, configuración de privacidad y ejemplos de nombres de grupos

¿Tienes más preguntas? Consulta Group Mastery 101, una capacitación que puedes realizar a tu ritmo y abarca todos los detalles sobre el funcionamiento de los grupos de Workplace.

Comunicación en los grupos

Las publicaciones representan la principal forma de comunicación en los grupos. Las publicaciones ayudan a mantener ordenadas las conversaciones mediante comentarios, y son fáciles de encontrar incluso días, semanas o meses después. Para obtener un resumen general sobre las publicaciones de Workplace, mira el siguiente video:

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Estos son algunos consejos para ayudarte a crear publicaciones más atractivas y asegurarte de que las lean:

  • Utiliza las opciones de formato de publicación para dividir los textos demasiado largos y resaltar la información importante.
  • Agrega imágenes, videos y archivos a tus publicaciones. Las personas podrán ver las vistas previas de tus archivos en tu publicación y, si agregas un PDF, podrán agregar apreciaciones y comentarios en forma de anotaciones. Además, cualquier archivo que se agregue a una publicación en un grupo se almacenará automáticamente en la pestaña Archivos de ese grupo, por lo que es fácil volver a encontrarlo más tarde.
  • Etiqueta a las personas para que reciban notificaciones. De esa forma te aseguras de que vean tu publicación.
  • Intenta no publicar fuera del horario laboral. Es mejor que programes una publicación para el día siguiente.
  • Si tu publicación es demasiado larga, crea una nota. Con las notas, puedes insertar fotos y videos, permitir que el grupo edite el contenido y agregar una foto de portada para captar la atención de las personas.

Consulta el curso Advanced Theories of Postology para obtener más consejos y prácticas recomendadas que te ayudarán a perfeccionar tus publicaciones de Workplace.

5. Workplace Chat

5. Workplace Chat

En Workplace, la comunicación asincrónica se realiza a través de las publicaciones. Las publicaciones son la mejor opción si no necesitas una respuesta inmediata y quieres asegurarte de que la información que compartes sea fácil de encontrar más tarde. En cambio, para la comunicación sincrónica, tienes Workplace Chat. El chat es la mejor opción si necesitas obtener una respuesta rápida o simplemente quieres entablar una conversación informal con tus compañeros de trabajo.

Puedes iniciar un chat con cualquier persona o grupo de personas y compartir archivos, fotos, videos, GIF y más. También puedes hacer una breve llamada de audio o de video para agilizar la toma de decisiones. Los grupos de hasta 250 miembros también pueden tener su propio chat para facilitar la comunicación con el equipo. Para obtener un resumen general de Workplace Chat, mira el siguiente video:

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Las conversaciones de chat tienen un ritmo bastante rápido. A continuación, te dejamos algunos consejos para no perder de vista lo importante:

Consulta esta guía para obtener más consejos y trucos sobre cómo trabajar con Workplace Chat.

6. Administrar tus notificaciones

6. Administrar tus notificaciones

A medida que sigas trabajando en Workplace, es probable que te unas a más grupos y, por ende, recibas más notificaciones. Sabemos que algunas son más importantes que otras. Por eso, Workplace te permite modificar fácilmente las preferencias de notificaciones y así ayudarte a estar al día con tu trabajo. Mira este video para obtener un resumen general de los consejos que se describen abajo:

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Modificar la configuración de notificaciones

Haz clic en el icono de tu foto del perfil y selecciona "Configuración". Luego, haz clic en "Notificaciones" para editar la forma en que recibes las notificaciones (en la app o por correo electrónico) y el tipo de notificaciones que recibes.

Editar notificaciones

Editar las notificaciones de grupos específicos

Algunos grupos, como los grupos sociales, no requieren tanta atención como los grupos para equipos y proyectos. Las notificaciones de los grupos se configuran automáticamente con la opción "Lo más destacado". Si deseas cambiar esas preferencias, puedes hacerlo de dos formas:

  1. De forma individual: en la página de cada grupo, haz clic en el botón y selecciona las notificaciones.
  2. De forma masiva: en la página de grupos, en el menú de inicio, haz clic en "Administrar grupos de forma masiva".


Editar las notificaciones de grupos

Priorizar los grupos más importantes

Priorizar un grupo significa que cualquier notificación que recibas de ese grupo aparecerá en la parte superior de tu bandeja de entrada y que las nuevas publicaciones aparecerán en la parte superior de la sección de noticias. Obtén más información sobre cómo priorizar los grupos más importantes aquí.

Teléfono celular con una lista de grupos prioritarios y grupos que aparecen debajo de "Accesos directos"

Filtrar las notificaciones

Intenta empezar el día acotando las notificaciones a "Etiquetas y respuestas". Esto ayudará a que no te pierdas las publicaciones en las que te mencionaron específicamente, ni ninguna pregunta o comentario sobre una publicación o comentario que hayas hecho. Luego, cambia el filtro a "No leídas" para enterarte del resto.


Filtros de notificación

Para obtener más información sobre cómo administrar tus notificaciones de Workplace, lee esta guía.

Más recursos

Más recursos

  • Descarga la nueva guía del usuario de una sola página y compártela con tu equipo.
  • Visita la Academia Workplace para obtener experiencias de aprendizaje interactivas como capacitaciones en vivo, demostraciones de productos, cursos que puedes hacer a tu ritmo y más.
  • Visita el servicio de ayuda para obtener asistencia para la solución de problemas y respuestas a preguntas frecuentes.
  • Consulta la sección Maneras de trabajar si quieres descubrir más formas de usar Workplace para trabajar.
  • Únete a las comunidades de Workplace para obtener información útil de otras organizaciones que usan Workplace.