Puede que esté acostumbrado a pensar en la productividad en términos de equipo, pero ¿qué pasa con su propia productividad? Tanto si es un directivo como un miembro del equipo o un autónomo, hay muchas cosas sencillas que puede hacer para sacar más partido a su día. Echemos un vistazo.

Cómo hacer que los trabajadores de primera línea sean más productivos

Los empleados de primera línea pueden ofrecer grandes experiencias a los clientes. Pero solo si los conecta y les da poder. Descargue la lista para saber cómo.

¿Por qué es tan importante la productividad personal?

¿Por qué es tan importante la productividad personal?

La pandemia del COVID-19 ha puesto el mundo del trabajo patas arriba. Las empresas han tenido que ser súper ágiles, pivotando sus servicios, reorganizando sus plantillas y pasando rápidamente al trabajo flexible o a distancia.

Esto ha aumentado la atención sobre la productividad. De hecho, el 78% de los líderes empresariales creen que el trabajo híbrido y el trabajo remoto perjudicarán la productividad, según el Foro Económico Mundial.

Pero, aunque el jurado aún no ha decidido, las señales hasta ahora son bastante buenas. Varios estudios han observado un aumento de la productividad en lugar de un descenso. En una encuesta, el 94% de los empleados afirmó que su productividad era mayor o igual que antes de la llegada de COVID. Otro estudio muestra que los empleados remotos tienen menos tiempo improductivo y menos distracciones que el personal de la oficina.

Mientras las organizaciones se centran en medir la productividad de los empleados y la colaboración en equipo, ¿cómo estamos evolucionando nosotros, como individuos, la forma de trabajar? Trabajar a distancia significa tener más responsabilidad en la gestión de nuestra productividad personal, pero ¿cómo lo hacemos?

Mientras que los rastreadores de productividad tradicionales se fijan en las tareas, tal vez haya llegado el momento de considerar la productividad de forma más flexible. Tal vez incluso deberíamos empezar a medir la productividad "al revés". Empezar a mirar primero la producción y luego encontrar las acciones y los comportamientos que condujeron al éxito, y los que se interpusieron en el camino.

También tenemos que considerar la productividad de forma holística en términos de bienestar. Es bien sabido que existe una relación entre la productividad y el estrés: Cuanto más estresada esté una persona, menos productiva será, mientras que un descenso de la productividad puede ser una señal de que algo va mal en el bienestar mental de una persona.

¿Cómo puedo medir mi productividad personal?

¿Cómo puedo medir mi productividad personal?

Hay una ecuación sencilla para medir la productividad: La cantidad de valor que crea, dividida por el número de horas que trabaja. Una persona con alta productividad creará la misma cantidad de valor para una organización en un tiempo más corto o creará una cantidad más significativa de valor en la misma cantidad de tiempo.

El problema es que es difícil medir la productividad personal de esta manera, ya que no siempre se tiene una idea clara del valor que se crea. Esto es especialmente cierto si tu trabajo no implica la creación de un producto físico, lo que hace que el rendimiento sea más difícil de medir.

Así que puede ser más fácil pensar en la productividad en términos del número total de horas productivas que tienes en un día o semana promedio. Una hora productiva es aquella en la que se consiguen hacer cosas, en la que uno siente que puede concentrarse en una tarea y completarla, sin distracciones.

Muchos de nosotros nos sentimos más productivos en determinados momentos del día o de la semana que en otros. Y las distracciones van desde reuniones y llamadas telefónicas repentinas hasta notificaciones de chat, pasando por tener demasiados trabajos pequeños o extraños que se interponen en el camino, todo lo cual impide que se hagan las "cosas grandes".

Un estudio realizado en 2019 por el Consejo de Investigación Económica del Reino Unido descubrió que el trabajador medio del Reino Unido solo era productivo durante 2 horas y 53 minutos en cada jornada laboral. Suponiendo que la jornada laboral media es de unas 8 horas, esto deja casi 5 horas de hacer... no tanto. Esto nos lleva a la sorprendente conclusión de que, si su productividad personal supera las 3 horas diarias, ya es más productivo que el empleado medio.

A la hora de medir su productividad personal, quizá quiera hacerse preguntas como:

¿De cuánto tiempo dispone en un día medio para centrarse en una tarea concreta?

Si su calendario está lleno de bloques administrativos o si tiende a trabajar en dos o más proyectos simultáneamente, esto puede afectar a su productividad.

¿Cuántas reuniones suele tener al día?

¿Se encuentra con frecuencia haciendo malabarismos con múltiples tareas o con plazos poco realistas?

Si esto ocurre a menudo, sugiere que debe reevaluar su enfoque del trabajo: ¿necesita delegar más?

¿Puede tomarse descansos regulares, incluida la pausa para comer?

Los descansos son esenciales para mantener la concentración, así que hay que sacar tiempo para alejarse de la pantalla.

Cómo puedo maximizar mi productividad personal?

Cómo puedo maximizar mi productividad personal?

Lo más importante a tener en cuenta cuando se trata de maximizar su productividad es que esto comienza con un cambio de mentalidad. Todas las aplicaciones de gestión del tiempo o el software de seguimiento de la productividad en el mundo no harán una diferencia si su cabeza no está en el lugar correcto.

Aquí están nuestros 10 mejores consejos para cambiar su cerebro a una marcha superior:

1. Piense en lo que te frena

¿Se siente distraído, abrumado o aburrido en el trabajo? Ser consciente de su carga de trabajo y de sus sentimientos es el primer paso para entender y mejorar su productividad.

2. Visualice cómo es un día productivo para usted

Intente imaginar los pensamientos y sentimientos que asocia con ser productivo. ¿Dónde se encuentra? ¿En qué estado de ánimo se encuentra? ¿Cómo es su patrón de trabajo?

3. Cree pasos para intentar alcanzar ese día ideal

No dé por sentado que puede alcanzar la visión que tiene en la cabeza sólo con desearla, y no intente hacerlo todo de una vez. En su lugar, elabore una estrategia para hacerla realidad y luego vaya paso a paso.

4. Establezca un plan de productividad (lista de tareas) para cada día

Utilizar un plan de productividad para planificar cada día es una forma estupenda de abordar la jornada de forma más productiva. También le ayuda a visualizar sus prioridades, así que si surge un trabajo extra, sabrá al instante dónde encaja en su agenda.

5. Quítese las cosas importantes de encima con antelación

Si hay una tarea que se cierne sobre usted, asegúrese de abordarla lo antes posible en el día o la semana. Acabar con el trabajo más estresante puede ayudarle a sentirse mucho más positivo a la hora de abordar las demás cosas de su lista de tareas.

6. Divida las tareas grandes en otras más pequeñas

Si se siente abrumado al ver la magnitud de un proyecto, intente dividirlo en muchas responsabilidades más pequeñas. Una vez que empiece a tachar las pequeñas cosas de su lista de tareas, sentirá que está avanzando hacia la consecución del objetivo mayor.

7. Recompénsese con pequeños incentivos

Por cada tarea que tache de su lista de tareas, dese un capricho. Ya sea una pausa de 10 minutos en la pantalla, una bebida o unos minutos en las redes sociales, se sentirá mucho más incentivado a completar su trabajo más rápidamente si hay algo esperándole al final.

8. Asegúrese de tomar sus descansos programados

Tomar un descanso ayuda a todo, desde la concentración hasta la reducción del estrés. Así que, aunque piense que trabajar hasta la hora de la comida es la clave para terminar su trabajo, puede que le esté ralentizando.

9. Delegue o automatice las tareas siempre que pueda

Cuando se encuentre con demasiadas cosas en su plato, no se haga el mártir. En lugar de eso, busque a alguien que le ayude o, mejor aún, encuentre una forma de dejar que la tecnología haga el trabajo por usted, como utilizar un bot para enviar y recoger los resultados de las encuestas, por ejemplo.

10. Haga un seguimiento de su productividad a lo largo del tiempo y busque tendencias (por ejemplo, las cosas que le hacen tropezar regularmente)

Haga un seguimiento de las horas que dedica y sea sincero a la hora de registrar su tiempo productivo y no productivo. Una vez que haya recopilado la información, eche un vistazo a los datos e intente encontrar un patrón de las cosas que le hicieron más productivo y las que le frenaron. Puede utilizar esto como base de una estrategia para trabajar de forma más inteligente.

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¿Qué técnicas puedo utilizar para mejorar aún más mi productividad personal?

¿Qué técnicas puedo utilizar para mejorar aún más mi productividad personal?

Por supuesto, si quiere llevar su gestión de la productividad al siguiente nivel, siempre puede enseñarse a sí mismo técnicas de productividad de probada eficacia: hay muchas para elegir, así que puede encontrar la que más le convenga.

Aquí tienes algunas que puedes probar:

SMART son las siglas de Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound. Definido por primera vez por Peter Drucker, este método es una secuencia paso a paso que ayuda a las personas a establecer objetivos realistas y a alcanzarlos trabajando de forma coherente y directa.

La técnica de gestión del tiempo de Francesco Cirillo sigue un sencillo sistema de trabajo en ráfagas de 25 minutos con descansos regulares entre estos cortos sprints. Se llama así porque Cirillo utilizó un temporizador con forma de tomate para crear la técnica cuando era estudiante universitario.

Kanban es una técnica de gestión de proyectos sencilla pero eficaz. Todo lo que necesita son unas notas adhesivas y una tabla con tres columnas etiquetadas como "Por hacer", "En curso" y "Hecho". Al mover las notas de izquierda a derecha por la mesa, le ayuda a visualizar cómo está completando las tareas mientras obtiene una visión completa de sus otras responsabilidades del día.

Un método inspirado en la cita de Mark Twain: "Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor el resto del día". Brian Tracy enmarcó este truco de productividad en torno a un simple concepto: Haz la tarea más difícil a primera hora de la mañana y el resto del día te parecerá mucho más sencillo.

Este acrónimo significa "debe tener", "debería tener", "podría tener" y "tendría". Se trata de un método sencillo para jerarquizar las tareas de mayor a menor urgencia. Las tareas "debo" son aquellas en las que debe centrarte de inmediato (como responder a un mensaje importante), mientras que las tareas "tendría" son los objetivos vagos que se marca en el futuro (como conseguir un ascenso).

Idea de un estudiante de informática, el método Systemist se combina con la app Todoist para agilizar múltiples flujos de trabajo a la vez que ayuda a equilibrar otras responsabilidades al margen.

La conocida técnica GTD de David Allen funciona tratando su mente como una bandeja de entrada de correo electrónico y designando tareas en cinco categorías: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y comprometerse. Anima a los usuarios a centrarse en una cosa a la vez, permitiendo que otras tareas menos críticas se almacenen, o incluso se tiren a la papelera de reciclaje.

Zen to Done, o ZTD, lleva el GTD de David Allen un paso más allá. Basándose en los cambios de comportamiento necesarios para adaptarse a GTD, ZTD elimina la necesidad de que la gente se detenga a pensar en sus tareas y, en su lugar, les anima a seguir adelante. Es mucho más útil para las personas que prefieren la acción en lugar de la reflexión.

También conocido como el Método Seinfeld (aunque el propio Jerry afirma no haber tenido nada que ver con él). Don't Break the Chain enseña al usuario a pensar en cada elemento tachado de su lista de tareas como un paso más para construir una mejor versión de sí mismo en el futuro. Es una gran manera de incentivar a las personas que valoran el progreso personal.

¿Qué herramientas de productividad personal puedo utilizar para mejorar mi rendimiento?

¿Qué herramientas de productividad personal puedo utilizar para mejorar mi rendimiento?

Cuando se trata de herramientas de productividad, puede elegir:When it comes to productivity tools, you’ve got a choice:

Los planificadores de productividad pueden ayudarte a hacer un seguimiento de sus horarios, tareas, proyectos y objetivos y los de su equipo. Hay muchos planificadores digitalizados, aunque algunos siguen prefiriendo la variedad de papel.

Los planificadores de tiempo pueden combinar las tareas e hitos de los proyectos con las listas de tareas pendientes. También se pueden utilizar para programar por adelantado. Una de las ventajas que ofrecen es que puede utilizar las estadísticas que generan para ver cuánto tiempo le lleva hacer diferentes tareas.

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