Diez consejos para maximizar tu productividad personal

¿Qué es la productividad personal y cómo puedes mejorarla? Sigue estos pasos sencillos para lograr tus objetivos de productividad.

Posiblemente pienses en la productividad en relación con tu equipo. Pero, ¿qué hay de tu propia productividad? Ya seas gerente, miembro de un equipo o freelancer, hay muchas cosas sencillas que puedes sacarle el máximo provecho a tu día. Echemos un vistazo.

¿Qué es la productividad personal?

La productividad personal se refiere a la administración eficiente de tu tiempo, tu energía y tus recursos para lograr tus objetivos. Para trabajar de manera más inteligente y maximizar tu potencial, es necesario tener estrategias, herramientas y una mentalidad enfocada.

Esto incluye definir objetivos claros, priorizar tareas y organizar el trabajo de manera eficaz. La productividad personal también hace hincapié en el autocuidado y el bienestar para sostener el éxito a largo plazo. Se trata de un proceso de autodescubrimiento y optimización que nunca termina y que nos brinda las herramientas necesarias para tomar el control de nuestro tiempo y lograr nuestros objetivos mientras llevamos una vida plena.

¿Por qué es tan importante la productividad personal?

La pandemia de COVID-19 puso el mundo laboral patas para arriba. Las empresas tuvieron que agilizar sus procesos como nunca antes: modificar sus servicios, reorganizar su personal y adoptar modalidades de trabajo flexible o remoto de la noche a la mañana.

Esto intensificó el enfoque en la productividad. A las organizaciones les preocupa no saber si las personas seguirán siendo igual de productivas cuando trabajen de forma remota. En efecto, el 78% de los líderes de empresas piensan que el trabajo híbrido y el teletrabajo afectarán la productividad, según el Foro Económico Mundial.

Sin embargo, aún no está nada dicho y, hasta el momento, las señales son bastante prometedoras. Varios estudios indican un aumento de la productividad, más que una caída. En una encuesta, el 94% afirmaron que su productividad era mejor o igual que antes del COVID-19. Otra investigación muestra que los empleados que trabajan de forma remota tienen menos tiempo improductivo y menos distracciones que el personal que trabaja en la oficina.

Mientras las organizaciones se enfocan en medir la productividad y la colaboración en equipo de sus empleados, ¿de qué manera estamos cambiando nosotros, como individuos, la forma en la que trabajamos? El trabajo remoto implica una mayor responsabilidad a la hora de administrar nuestra productividad personal. Pero ¿cómo lo hacemos?

Mientras que las herramientas de registro del tiempo de productividad tradicionales tienen en cuenta las tareas, tal vez sea hora de empezar a interpretar la productividad desde una óptica más flexible. Quizás hasta sea una buena idea comenzar a medir la productividad "de atrás para delante". Analizar el resultado primero y, luego, identificar las acciones y los comportamientos que llevaron al éxito (y también los que lo pusieron en riesgo).

Tenemos que analizar la productividad con una mirada holística, también en términos de bienestar. Todo el mundo sabe que existe una conexión entre productividad y estrés: mientras más estresada esté una persona, menos productiva será; y una disminución de la productividad puede ser un indicador de problemas relacionados con el bienestar mental de una persona.

¿Cómo se mide la productividad personal?

Existe una ecuación sencilla para medir la productividad: el valor que generas dividido por la cantidad de horas que trabajas. Una persona con una productividad alta generará el mismo valor para una organización en menos tiempo o generará un mayor valor en el mismo tiempo.

El problema es que no es fácil medir la productividad personal de esta forma porque no siempre tienes una idea clara del valor que generas, en especial cuando tu trabajo no implica la creación de un producto físico, lo que dificulta más la medición del resultado.

Por eso podría ser más fácil pensar en la productividad como el número total de horas productivas que tienes en un día o una semana promedio. Una hora productiva es una en la que avanzas con el trabajo pendiente, en la que puedes concentrarte en una tarea y completarla, libre de distracciones.

Muchos personas sienten que son más productivas en ciertos momentos del día o en ciertas semanas. Y las distracciones abarcan desde reuniones y llamadas telefónicas repentinas hasta tener demasiadas tareas menores u ocasionales pendientes, lo cual te impide completar el "trabajo importante".

Un estudio de 2019 dado a conocer por el Consejo de Investigación Económica del Reino Unido determinó que el trabajador británico promedio solo era productivo durante dos horas y 53 minutos de cada jornada laboral. Si asumimos que una jornada laboral promedio es de alrededor de ocho horas, nos quedan prácticamente cinco horas de hacer... poco y nada. Esto nos lleva a la controvertida conclusión de que si tu productividad personal es de más de tres horas, ya estás superando la productividad del empleado promedio.

Para medir tu productividad personal, puede ser útil plantearte preguntas como las siguientes:

¿Con cuánto tiempo cuentas en un día promedio para enfocarte en una tarea específica?

Si tu calendario está repleto de bloques de administración o si sueles trabajar en dos o más proyectos simultáneamente, tu productividad puede verse afectada.

¿Cuántas reuniones sueles tener en un día?

¿Es habitual que termines haciendo malabares con varias tareas o con plazos imposibles de cumplir?

Si te sucede a menudo, es una señal de que debes reevaluar tu enfoque del trabajo. ¿Necesitas delegar más?

¿Puedes tomar descansos regulares, por ejemplo, para almorzar?

Los descansos son esenciales para mantener la concentración. Por lo tanto, debes hacerte un tiempo para alejarte de la pantalla.

Los mejores consejos para mejorar tu productividad personal

Lo más importante que debes tener en cuenta para maximizar tu productividad es que todo comienza con un cambio de mentalidad. No hay en el mundo una app de administración del tiempo ni un software de registro del tiempo de productividad que pueda ayudarte si primero no cambias tu forma de pensar.

Estos son nuestros 10 mejores consejos para promover ese cambio de actitud:

1. Piensa en qué cosas te están impidiendo avanzar

¿Te distraes o sientes agobio o aburrimiento en el trabajo? Ser consciente de tu carga de trabajo y de tus emociones es el primer paso para entender y mejorar tu productividad.

2. Visualiza cómo sería un día productivo para ti

Trata de imaginar los pensamientos y las sensaciones que asocias con la productividad. ¿Dónde estás? ¿Cómo te sientes? ¿Cómo está organizado tu horario de trabajo?

3. Define pasos graduales para tratar de lograr este día ideal

No pienses que podrás materializar lo que visualizaste en tu mente simplemente por desearlo, y no intentes hacer todo de una sola vez. En cambio, elabora una estrategia para lograrlo y, luego, emprende el proceso paso a paso.

4. Plantéate un plan de productividad (una lista de tareas) para cada día

Usar un calendario de productividad para planificar cada día es una excelente manera de abordar la jornada de manera más productiva. También te ayuda a visualizar tus prioridades, de modo que, si surgen tareas adicionales, sabrás de inmediato en qué momento del día es más conveniente realizarlas.

5. Encárgate cuanto antes de las tareas más importantes

Si tienes tareas pendientes acechándote, asegúrate de completarlas lo antes posible en el día o la semana. Quitarte de encima las tareas más estresantes puede ayudarte a asumir una actitud mucho más positiva para ocuparte de los demás puntos de tu lista.

6. Divide las tareas grandes en tareas más pequeñas

Si te abruma la magnitud de un proyecto, prueba dividirlo en una seguidilla de responsabilidades menores. Una vez que empieces a tachar puntos de tu lista, sentirás que estás avanzando y que queda menos para completar el objetivo mayor.

7. Motívate con pequeños incentivos

Por cada tarea que taches en tu lista, date un gusto. Ya sea un descanso de 10 minutos lejos de la pantalla, una bebida o unos minutos de ocio en tus medios sociales, saber que al finalizar te aguarda una pequeña recompensa te servirá de incentivo para completar el trabajo más rápido.

8. Asegúrate de tomarte tus descansos programados

Tomar un descanso sirve para todo, desde aumentar la concentración hasta reducir el estrés. Si bien saltarte el almuerzo para seguir trabajando pareciera ser la clave para completar una tarea, al hacerlo podrías estar generando más demoras.

9. Siempre que puedas, delega o automatiza las tareas

Cuando sientas que no puedes con todo, evita convertirte en mártir. En cambio, busca a alguien que te ayude o, mejor aún, recurre a la tecnología para que haga el trabajo por ti. Por ejemplo, podrías usar un bot para enviar y recopilar los resultados de una encuesta.

10. Haz un seguimiento de tu productividad en el tiempo e identifica tendencias (por ejemplo, cosas que suelen entorpecer tu progreso)

Lleva un registro de las horas que destinas a las tareas y registra tu tiempo productivo e improductivo con honestidad. Una vez que hayas recopilado algo de información, echa un vistazo a los datos e intenta hallar un patrón de situaciones que mejoraron y empeoraron tu productividad. Luego, puedes usarlo para elaborar una estrategia que te permita trabajar de forma más inteligente.

Nueve métodos para potenciar aún más tu productividad

Naturalmente, si quieres potenciar aún más tu creatividad, siempre puedes aprender algunas técnicas de productividad comprobadas: hay muchísimas para elegir, así que seguramente darás con alguna que te resulte útil.

Te mostramos algunas que puedes poner a prueba:

1. El método SMART

La sigla "SMART" está formada por las iniciales de Singular, Medible, Alcanzable, Relevante y Temporal. Este método, propuesto por Peter Drucker, es una secuencia paso a paso para ayudar a las personas a establecer objetivos realistas y, luego, alcanzarlos trabajando de manera constante y sencilla.

2. La técnica Pomodoro

La técnica de administración del tiempo de Francesco Cirillo se basa en un sistema simple que consiste en trabajar en sesiones intensivas de 25 minutos con períodos de descanso regulares entre medio. Su nombre, que significa "tomate" en italiano, se debe a que Cirillo usó un temporizador para cocinar huevos que tenía forma de tomate para crear la técnica en sus épocas de estudiante universitario.

3. Tablero Kanban personal

Kanban es una técnica de gestión de proyectos simple, pero efectiva. Lo único que necesitas son notas autoadhesivas y un tablero con tres columnas con los encabezados "Pendiente", "En proceso" y "Terminada". Mover las notas de izquierda a derecha en el tablero te ayuda a visualizar cómo vas completando las tareas y, al mismo tiempo, te permite tener un panorama general de las demás responsabilidades del día.

4. Técnica "Cómete la rana"

Este método está inspirado en la frase de Mark Twain, "cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día". Brian Tracy enmarcó este consejo para aumentar la productividad en torno a una idea muy sencilla: completa la tarea más demandante a primera hora de la mañana y el resto del día fluirá sin complicaciones.

5. El método MoSCoW

La sigla está formada por las expresiones en inglés "Must have" (Debe tener), "Should have" (Debería tener), "Could have" (Podría tener") y "Won't have" (No tendrá). Es un método simple que consiste en priorizar las tareas jerárquicamente de más urgentes a menos urgentes. Las tareas "Must have" son aquellas en las que debes enfocarte de inmediato (como responder un mensaje importante), mientras que las tareas "Won't have" son las tareas de las que no te encargarás en este momento por no ser prioritarias, pero que te planteas como objetivos generales a futuro (como lograr un ascenso).

6. El método sistemista

El método sistemista, creación de un estudiante de ciencias informáticas, se combina con la app Todoist para optimizar diferentes flujos de trabajo y ayudar a equilibrar otras responsabilidades a la par.

7. Organízate con eficacia

La célebre técnica de David Allen, conocida por la sigla GTD ("Gettting Things Done"), consiste en tratar tu mente como si fuese una bandeja de entrada de correo electrónico y clasificar las tareas en cinco categorías: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Alienta a los usuarios a enfocarse en una tarea por vez y dejar que el resto de las tareas menos urgentes queden guardadas (o incluso se arrojen a la papelera de reciclaje).

8. Zen to Done

Con Zen to Done, o ZTD, David Allen lleva el método GTD un paso más allá. Tomando como punto de partida los cambios conductuales necesarios para adaptarse al método GTD, ZTD elimina la necesidad de las personas de hacer una pausa para analizar sus tareas y, en cambio, las alienta a seguir adelante. Es mucho más útil para las personas que prefieren la acción a la reflexión.

9. No rompas la cadena

Este método también es conocido como el método Seinfeld (si bien Jerry afirma que no tuvo nada que ver con su creación). "No rompas la cadena" le enseña al usuario a pensar en cada punto tachado de su lista de tareas pendientes como un paso más en el proceso de crear una mejor versión de sí mismo en el futuro. Es una excelente forma de incentivar a las personas que valoran el progreso personal.

Las mejores herramientas para impulsar la productividad personal

A la hora de elegir las mejores herramientas para impulsar la productividad personal, tienes varias opciones:

Calendarios de productividad

Los calendarios de productividad pueden ayudarte a hacer un seguimiento de cronogramas, tareas, proyectos y objetivos, tanto tuyos como de tu equipo. Hay muchos calendarios digitalizados, y algunas personas igualmente prefieren el formato papel.

Herramientas de registro del tiempo

Las herramientas de registro del tiempo permiten combinar tareas e hitos de un proyecto con listas de tareas pendientes. También puedes usarlas para programar tareas con antelación. Una ventaja que ofrecen es que puedes usar las estadísticas que generan para saber cuánto tiempo te llevan las diferentes tareas.

• Técnicas de administración del tiempo
• ¿Qué es la productividad y por qué es importante?
• Administración de productos: ¿qué es y cómo afecta la productividad del equipo?